הדברים שחייבים להיות במקום לכנס קטן בתל אביב כדי שהאירוע יהיה אפקטיבי

מחקרים בתחום מראים כי כאשר אירועי כנסים מתקיימים בסביבה ייחודית, עם אסתטיקה מיוחדת וסביבה יוצאת דופן – יש להם אפקט משמעותי יותר. כמו כן, בעידן הנוכחי, המשתתפים מצפים להגיע לאולם איכותי בסטנדרט גבוה. כך תמצאו את המקום המתאים ביותר 

לאחר שלוש שנים של מפגשים בזום, תופעה מעניינת מתרחשת בתחום הפקת הכנסים. בחברות שחזרו לכנסים פיזיים מדווחים על תוצאות מדהימות: רמות מעורבות גבוהות פי 3, זכירות תוכן טובה יותר, וכמובן – קשרים אמיתיים הנוצרים בין המשתתפים. אבל יש בעיה: לא כל מקום לכנס קטן בתל אביב מספק את התוצאות האלה. המיקום עצמו הפך להיות המרכיב הקריטי בהצלחת הכנס.

בעידן העבודה מרחוק, כשהעובדים רגילים לעבוד מהבית בפיג’מה, תנאי הסף ליציאה מהבית החמירו באופן דרמטי. אנשים כבר לא מוכנים לבוא לכנס “רגיל” באולם סטנדרטי. הם רוצים שכל יציאה מהבית תהיה שווה את זה – הן מבחינת התוכן, הן מבחינת הנטוורקינג, והן מבחינת החוויה עצמה במקום בו מתקיים המפגש.

כשהכנס מתקיים במקום עם אופי מיוחד וסביבה מעוררת השראה, התכנים המועברים בו נקלטים בצורה עמוקה יותר

הסיבה שמיקום ייחודי עובד טוב יותר בכנסים קטנים, נעוצה במדע המוח. המוח מחבר מידע לסביבה שבה הוא נלמד – תופעה שנקראת “קידוד תלוי הקשר”. כשאדם לומד משהו חדש בסביבה יוצאת דופן, הזיכרון הופך לחזק יותר ונגיש יותר.

כשהכנס מתקיים במקום עם אופי מיוחד וסביבה מעוררת השראה, המוח לא רק קולט את התוכן המקצועי – הוא מחבר אותו לפרטים הייחודיים של המקום. התוצאה: הרצאה על אסטרטגיית שיווק תיזכר כ”ההרצאה הזאת במקום המיוחד הזה”, והתוכן יישמר בזיכרון לטווח ארוך.

הטכניקה הסודית: שילוב אסטרטגי של הפסקות ומעברים במהלך הכנס

המלצת המומחים מתחום הפקת הכנסים, היא לבחור מקום לאירועים קטנים בתל אביב, המאפשר מעבר בין חללים במהלך הכנס. זה לא רק עניין של נוחות – מדובר באסטרטגיה פדגוגית מדעית.

לדוגמא, כשלוקחים את המשתתפים מהאולם הפנימי לגג הפתוח במהלך הכנס, קורה משהו מעניין במוח. השינוי הפיזי של הסביבה מאפס את רמות הקשב ומאפשר לתוכן החדש להיקלט טוב יותר. זו הסיבה שהכנסים הכי מוצלחים הם אלה שמשלבים בהם הרצאות באולם מקורה, יחד עם הפסקות קפה על הגג או במרפסת, דיונים קבוצתיים בחלל נפרד, וקוקטייל סיום באווירה שונה לחלוטין. 

חשיבות של האטרקטיביות של המקום עצמו: הסטנדרטים של המשתתפים עלו 

בעידן שבו אנשים בוחרים בקפידה היכן להשקיע את הזמן שהם מבלים מחוץ לבית, המיקום של הכנס צריך להיות אטרקטיבי בפני עצמו. המשתתפים מצפים שהמקום יהיה לא רק פונקציונלי, אלא גם מעניין, אסתטי, מעורר השראה, ובעיקר – יצדיק את הנסיעה והזמן שהם משקיעים.

יפו העתיקה מספקת בדיוק את הערך המוסף הזה. המשתתפים מגיעים לא רק לכנס, אלא לחוויה מקומית שלמה. הם יכולים לטייל ברחובות העתיקים לפני הכנס, לספר לחברים על המקום המיוחד שבו היו, ולשתף תמונות מהגג עם הנוף של יפו ברקע.

איכות על פני כמות: כיצד גודל הכנס משפיע על איכות הקשרים

אחד הממצאים המובהקים בתחום הפקת כנסים הוא שיש קשר הפוך בין גודל הכנס לאיכות הקשרים שנוצרים. בכנס של 400 איש, משתתפים מתמקדים בעיקר בגילוי מידע חדש ובהקשבה פסיבית. בכנס של 150 איש, המשתתפים מתחילים ליצור קשרים אמיתיים.

הסיבה היא פשוטה: בכנס קטן, כל אחד מהמשתתפים הוא חלק מהחוויה ולא סתם צופה. הם יודעים שיפגשו שוב את האנשים האלה בהפסקות, בארוחות, ובדיונים. הדבר משנה את הדינמיקה מ”אירוע שבו אני נמצא” ל”קבוצה שאני חלק ממנה”.

המחקר מראה כי נטוורקינג איכותי מתהווה בעיקר בסביבות שבהן אנשים מרגישים שהם חלקים מקבוצה מיוחדת ולא אנונימיים בתוך המון. המשתתפים יותר נכונים לשתף מהניסיון שלהם, לשאול שאלות מעמיקות, ולהציע שיתופי פעולה עתידיים.

מדוע כנסים קטנים עובדים טוב יותר במקומות מיוחדים

בכנס קטן, המונה עד 200 משתתפים, כל פרט בסביבה הוא מורגש ומובחן יותר. בכנס גדול של 400 איש, המשתתפים מתמקדים בעיקר בלוגיסטיקה – איפה לשבת, איך לעבור בין אזורים, מתי ההפסקות. בכנס קטן, המשתתפים יכולים להעריך את הפרטים האסתטיים והתרבותיים של המקום.

כשמשתתפים יושבים באולם עם קשתות אבן, או עומדים יחד על גג עם נוף לים, הם מרגישים שהם חלק מחוויה מיוחדת ולא סתם בעוד כנס. הדבר משפיע על רמת המעורבות, על איכות השאלות, ועל הנכונות לשתף מהניסיון האישי.

הערך המוסף של הלוקיישן הייחודי בעידן הדיגיטלי

כשמשתתפים מתלהבים מהלוקיישן הייחודי בו מתקיים האירוע, הם מצלמים את עצמם על רקע המקום המיוחד ומשתפים ברשתות החברתיות.

השיתוף הזה יוצר ערך נוסף למארגני הכנס – חשיפה אורגנית ואותנטית שלא ניתן להשיג באמצעות קידום ממומן. כשהמשתתפים מספרים לעמיתים על “הכנס המדהים הזה ביפו”, הם לא רק ממליצים על התוכן – הם ממליצים על החוויה השלמה.

4 פרמטרים שחשוב לקחת בחשבון כשבוחרים אולם לכנס קטן 

1 נגישות מול ייחודיות: המקום צריך להיות נגיש לכולם, אבל בו זמנית מספיק מיוחד כדי לספק ערך מוסף.

2 גמישות החלל: אפשרות לעבור בין חללים שונים – אולם פנימי, גג פתוח, אזורי מנוחה – משפרת משמעותית את איכות הכנס.

3 הסביבה התרבותית: המקום צריך להיות מעניין מספיק כדי שהמשתתפים ירצו לספר על זה לאחרים.

4 תמיכה טכנית: לצד הקסם ההיסטורי, המקום צריך להיות מאובזר בטכנולוגיה מודרנית לצורך הקרנת מצגות וקיום דיונים ללא תקלות.

לסיכום, הבחירה במקום לאירועים קטנים עם אופי היסטורי, מאפשרת תכנון של דינמי ומגוון. לדוגמא, אירוע שנפתח בקבלת פנים על הגג, נמשך בהרצאות באולם המרכזי, ומסתיים בקוקטייל סיכום באווירה חופשית על הגג. המעבר בין הסביבות השונות שומר על רמות הקשב גבוהות ויוצר קצב דינמי המונע שעמום.

התוצאה היא כנס שהמשתתפים זוכרים, מספרים עליו לאחרים, ורוצים לחזור אליו בפעם הבאה. בעידן שבו תשומת הלב היא המשאב הכי נדיר, זה בדיוק מה שכנס מוצלח צריך להשיג.