אירועים קטנים

בעת ארגון אירוע, אתם עומדים בפני החלטות רבות, אך בחירת המקום והמיקום הנכונים היא ההחלטה שתהיה לה את ההשפעה הגדולה ביותר על האירוע שלכם. כל פרט – מתאריך האירוע, האמצעים הטכנולוגיים, אפשרויות הההסעדה וחווית האורחים, תלויים במקום האירוע והמיקום שתבחרו.

נשמע קצת מלחיץ? לא אם תבחרו את מקום האירועים באופן מושכל, על פי הרשימה הבאה. הנה כמה קווים מנחים שיאפשרו לכם לקבל את ההחלטה הטובה ביותר ולתכנן את האירוע המושלם עבורכם.

מתי להתחיל לחפש מקום לאירוע?

כמה שיותר מוקדם יותר טוב. לאחר שתבינו היטב את שלושת הגורמים הבאים, תוכלו להתחיל בחיפוש אחר מקום: תקציב, גודל אירוע משוער ודרישות מקום.

הזמינו מקום לפחות 6 חודשים מראש כדי שיהיה לכם מספיק זמן לתכנן דברים קריטיים אחרים, כמו שריון ספקים מועדפים, יצירת תוכנית לאירוע, עיצוב שאתם אוהבים והזמנת האורחים שלכם.

דברים שחשוב לקחת בחשבון כשמחפשים מקום

1.מיקום

בטח כבר שקלתם את זה. לאירועים פרטיים או אירועים עסקיים במרכז ייתכן שאתם מחפשים מקום במרחק סביר ממקום מגוריהם של האורחים שלכם או ממקומות העבודה של רוב המשתתפים. אם האורחים שלכם פזורים ברחבי הארץ, בחירה במקום במרכזי כמו תל אביב, תאפשר להם ולכם להגיע למקום האירוע בקלות ובנוחות. בכל מקרה, אל תשכחו לקחת בחשבון אפשרויות תנועה, תחבורה וחניה.

אם אתם רוצים להפחית את הסיכוי שהאורחים שלכם יאחרו, ספקו להם את כל פרטי ההגעה כולל מיקום בוויז או בגוגל מפות, הכוונה למקום החניה והוראות כניסה למקום במידה ומיקום האולם אינו ברור במיוחד. כך האורחים שלכם ירגישו בטוחים ומוכנים לקראת האירוע.

2.חניה

האם יש במקום חניון או שירות חניה? העדיפו אולם אירועים עם מתחם חניה מסודר ונגיש. במידה ואין חניון מסודר במקום, בדקו האם יש חניונים בקרבת מקום שהאורחים יכולים לגשת אליהם ולהשתמש בהם. אם אין חניה זמינה, לא הכל אבוד – תוכלו להיעזר במספר חלופות:

הזמינו חניונים בקרבת מקום עבור האורחים שלכם, אך קחו בחשבון שתצטרכו לשלם עבורם תשלום נוסף, מלבד עלות האירוע.

תוכלו גם לארגן הסעות למקום האירוע, אך גם כאן מדובר בפתרון שלא תמיד יהיו נוח לכולם ועשוי לייקר את עלות האירוע שלכם.

אם קיים מתחם חניה אך הוא אינו מסודר, תוכלו לספק שירותי חניה עם סדרנים שיאפשרו לאורחים שלכם לנווט היטב במתחם החניה, מבלי לגרום לכאוס במקום.

מכיוון שכל החלופות הללו אינן אידיאליות עבורכם ועבור האורחים שלכם, אנו ממליצים לבחור במקום אירועים עם מתחם חניה מסודר שיעניק לכם ולאורחים ראש שקט בכל הנוגע לחניה. 

3.קיבולת ומינימום

מה הקיבולת של מקום האירוע? תצטרכו לדעת את הקיבולת האפשרית בחלל מכמה סיבות. ראשית, אם אתם מתכננים לארח 250 אורחים אך מקום האירוע מאפשר תפוסה של עד 150 אנשים, אתם עשויים להיות בבעיה והאורחים שלכם עשויים לסבול מצפיפות וחוסר מקום. שנית, יש קודי בטיחות שהמקום צריך לעמוד בהם ולכן עליו לעמוד בקיבולת האפשרית של המקום מבלי לחרוג ממנה. ערכו רשימת מוזמנים טרם בחירת מקום האירוע ועל פיה חפשו אולם אירועים עם קיבולת שמתאימה למספר האורחים שלכם. 

חשוב גם לבדוק מהו מספר מינימום האורחים אליו תתייחבו בפני האולם. כלומר, תצטרכו להתחייב למספר מנות מינימלי, כך שאם מספר המינימום של האולם הוא 200 מנות אך אתם צפויים לארך  כ-150 אורחים, תצטרכו לשלם סכום גבוה על מנות מיותרות. בחרו מקום אירועים שיאפשר לכם להזמין מנות בסך כ-70% ממספר המוזמנים שלכם. 

4.חוזה

עריכת חוזה רשמי עם מקום האירוע הוא חובה כדי למנוע אי וודאות בכל הנוגע לפרטי האירוע וההתחייבויות ההדדיות ביניכם לבין מקום האירוע.

עם זאת, ניתן לנהל משא ומתן על תנאי חוזה גמישים עם המקום שלכם, מכיוון שהאירוע שלכם עלול להידחות או להתבטל בגלל גורמים בלתי צפויים. שימו לב לכל פרט בהסכם.

5.שירותים ומתקנים

האם במקום פועלים קייטרינג ובר משקאות? אם כן, בדקו מהם התפריטים המוצעים במקום ומהן שיטות ההסעדה האפשריות. וודאו שמקום האירוע ערוך להציע מנות מותאמות לבעלי רגישויות למזון ולהעדפות קולינריות שונות למשל עבור צמחונים וטבעונים.

בדקו את השירותים המוצעים במקום האירוע ואת האמצעים הטכנולוגיים השונים כגון מערכות תאורה וסאונד. ודאו שכל השירותים הניתנים במקום מתאימים לצרכים ולסגנון האירוע שלכם לפני שאתם חותמים על חוזה.

6.אווירה ונגישות

שימו לב במיוחד לעיצוב הקיים בתוך המקום. מה סגנון האדריכלות ומה משדר פנים המבנה? אם אתם עורכים אירוע משמעותי כמו חתונה, שימו לב לאזור בו צפוי להתקיים טקס החופה והנישואין. קחו בחשבון שככל שהאווירה פחות תואמת את התחושה הרצויה, כך תצטרכו להשקיע יותר בתפאורה כדי לפצות על כך.

נגישות מתייחסת לאפשרות שכולם, במיוחד בעלי צרכים מיוחדים, יכולים לגשת לחלל האירוע ולמתקנים שלו. לפני שתוכלו לענות על שאלה זו, תצטרכו להבין מי הם האורחים באירוע ומה הצרכים שלהם.

7.אקוסטיקה

האם אי פעם השתתפתם באירוע שהיה כל כך רועש, שהיה קשה לשמוע אחרים, מה שגרם לכם להתאמץ בשמיעתכם ולאבד את הקול שלכם בלילה אחד? זה נגרם לרוב מאקוסטיקה גרועה של המקום, או מהאופן שבו קול עובר במקום. בחנו את החלל ואת השמע במקום כדי לדעת האם הוא יהיה רועש מידי בזמן האירוע.

8.גמישות בתאריך האירוע

גמישות בתאריך האירוע יכולה להיות דרך מצוינת לנהל משא ומתן עם מקומות. ייתכן שיש להם תאריכים פתוחים בלוח השנה שלהם שהם רוצים למלא. על ידי מתן אפשרויות של 2-3 תאריכים, יש סיכוי גבוה יותר שתמצאו מקום אירועים מצוין שתואם את הצרכים והתקציב שלכם.

הלורנס – המקום המושלם לאירוע קטן במרכז

מתחם האירועים הלורנס ממוקם במבנה יפואי יפהפה ורומנטי להפליא. במקום ניתן לערוך אירועים קטנים ואקסלוסיביים באווירה ייחודית. 

מחפשים מקומות לאירועים קטנים במרכז? בואו לחגוג את האירוע הבא שלכם בלורנס! 

אמנם אתם בהחלט לא חייבים לחלק מתנות לאורחים שלכם, אבל אם כבר בחרתם לערוך אירוע קטן, כנראה שהאורחים שהזמנתם יקרים ללבכם. עכשיו יש לכם הזדמנויות מצוינת להראות להם את זה עם מתנה קטנה שתשאיר חותם גדול.

מתנות לאורחים הן דרך מתוקה להוסיף טאץ' אישי לחגיגה שלכם. גם אם התקציב שלכם מצומצם, ואתם בכל זאת רוצים להעניק לאורחים שלכם מחווה קטנה של תודה, יש לנו כמה רעיונות מצוינים למתנות מיוחדות שתוכלו להעניק לאורחים היקרים שלכם.

כשאתם בוחרים מתנות לאורחים שלכם, יש לזכור כמה דברים חשובים. קחו בחשבון שפריטים שימושיים תמיד מוערכים, אך כל דבר שיעניק תחושה טובה לאורחים שלכם הוא רעיון טוב.

כדי לעזור לכם למצוא מתנות שללא ספק ישמחו את האורחים שלכם, חקרנו וריכזנו את הרעיונות הטובים ביותר לכל סגנון ומקום חתונה בהתבסס על שימושיות, תקציב וייחודיות. החל מפינוק מתוק, דרך פריט שימושי למהלך החתונה ועד מזכרת שיוכלו לקחת איתם בסיום אירוע מושלם.

תנו לאהבה לגדול – מארז זרעים לשתילה בהתאמה אישית

אוהבים גינון ופרחים? שלחו את האורחים לביתם עם חבילות זרעים אישיות בעיצוב ייחודי שהם יוכלו לזרוע ולגדל פרחים משלהם. תוכלו להוסיף על המארז כמה מילים טובות ועיצוב יפה שיהפכו את הפריט הקטן הזה למתנה מרגשת.

אם אתם רוצים להרחיב את המתנה הזאת ולתת יותר לאורחים שלכם, תוכלו להוסיף גם כלי קטן לשתילה. אנחנו אוהבים את המתנה הזאת כי היא דרך נפלאה להעניק לאורחים שלכם משהו שישאר איתם הרבה אחרי החגיגה.

מארזים אישיים של תערובת קפה

בשקיות נייר קטנות ומעוצבות תוכלו לארוז תערובת קפה משובחת שהאורחים שלכם יוכלו להשתמש בה בבוקר שאחרי החגיגה הגדולה. מה יותר טוב מלהתעורר אחרי לילה סוער ושמח עם קפה משובח? אם אתם פחות מתחברים לשקיות נייר, תוכלו לארוז את הקפה בצנצנות קטנטנות או בקופסאות קטנות ומעוצבות מפח. כך או כך, מדובר במתנה מקורית עם ארומה נפלאה וטעם שיותר חותם על האורחים שלכם לאחר האירוע.

קופסאות גפרורים ממותגות

מי לא נזקק מפעם לפעם לחפיסת גפרורים בהישג יד? קופסאות גפרורים הן לא דבר שקונים בשגרה אך דווקא כשצריך אחת, לרוב היא לא בנמצא. המתנה הקטנה הזאת, יכולה להצית את התלהבותם של האורחים שלכם בכל פעם שהם יצטרכו גפרור (תרתי משמע). זוהי מתנה פרקטית ומפתיעה בעלות נמוכה במיוחד. תוכלו להוסיף מיתוג יפייפה על האריזה באמצעות מדבקות בעיצוב אישי.

שוקו חם במבחנה

את הרעיון הזה אנחנו אוהבים במיוחד לחתונות חורף. תוכלו למלא מבחנות או בקבוקוני זכוכית קטנים בשוקו עשיר וחם (רצוי משוקולד אמיתי), ולחלק אותם לאורחים שלכם בסיום האירוע. זוהי דרך נפלאה להתפנק ולהתחמם עם שוקו חם בערב קר. הוסיפו ליד עוגייה טעימה והאורחים שלכם יהיו בעננים!

כפכפים ממותגים

מחפשים מתנות שיהפכו את החוויה של האורחים שלכם למהנה הרבה יותר במהלך האירוע? אפשרו להם לחגוג בגדול לרקוד עד השעות הקטנות של הלילה עם כפכפים קלילים. תוכלו לרכוש מגוון רחב של כפכפים במידות סטנדרטיות לנשים וגברים ולחלק אותם לאורחים שלכם ברחבה. זה יאפשר להם לוותר על הנעליים האלגנטיות והעקבים, להשתחרר ולהנות יותר לאורך האירוע.

האורחים שלכם בהחלט יעריכו מתנה מתחשבת שתשפר את הנוחות שלהם במהלך החגיגה. אם אתם רוצים להשקיע קצת יותר, תוכלו להדפיס על הכפכפים את שמותיכם או מילים משעשעות שיוסיפו טאצ' אישי למתנה.

מארזי פופקורן אישיים

מי לא מכיר את המאנצ' שאחרי חתונה? לא משנה כמה האורחים שלכם יהנו מהאוכל במהלך האירוע, אחרי שעות של ריקודים וחגיגות, הם בוודאי ישמחו לנשנוש טעים וקליל. כוסות פופקורן גדולות הם הנשנוש המושלם לסוף האירוע. תוכלו להכין כוסות מנייר בעיצוב אישי או לרכוש כוסות מוכנים. זוהי מתנה שימושית וטעימה שהאורחים שלכם ישמחו לקבל לפני שיפרשו לביתם.

הפתעות מקרונים 

מקרונים כבר מזמן הפכו לפינוק מתוק אולטימטיבי אז מה יותר בטוח מלחלק אותם לאורחים שלכם? במקום לארוז אותם בשקית פשוטה, אנו ממליצים להפתיע את האורחים שלכם עם קופסה קטנה וצבעונית ולהחביא בתוכה מקרון צבעוני ומתוק. זו פשוט הפתעה מתוקה ובטוחה שתוכלו להתאים לצבעים המנחים של האירוע שלכם.

נר ריחני בצנצנת

עדיין לא פגשנו מישהו שלא אוהב נר טוב, מה שהופך אותו לעוד רעיון טוב. תוכלו לרכוש נרות ריחניים בצנצנות קטנות ולהציב אותם על השולחנות לצד הצלחת של כל אורח. המתנה הרומנטית הזאת, תלווה את האורחים שלכם לביתם ותעלה זכרונות רומנטיים ונעימים בכל פעם שהאורחים שלכם ידליקו אותם.

בקבוקי יין אישיים

אנחנו מוכנים להמר שרוב האנשים ישמחו מאוד לקבל בקבוק יין בתור מתנה. הדבר היחידי שיכול לשפר את זה היא הוספת תווית ממותגת בהתאמה אישית. אמנם מדובר במתנה יקרה יחסית אך עבור אירועים עד 250 איש, היא יכולה להיות מתנה מושלמת שלא תצריך מכם השקעה גדולה במיוחד ותעניק לאורחים שלכם הרגשה שממש השקעתם בהם.

פותחן בקבוקים

מה משדר יותר יוקרה ואלגנטיות מפותחן בקבוקים אישי ואיכותי כמתנה לאורחים שלכם? אנחנו ממש אוהבים את הרעיון להציב אחד כזה על כל מפית  שמהווה גם אלמנט עיצובי נוסף לשולחנות וגם מתנה שימושית שהאורחים שלכם יהנו ממנה פעם אחר פעם.

ישנם רעיונות רבים ומגוונים למתנות לאורחים שלכם אך בעוד אירועים גדולים מצריכים מציאת מתנות רבות בעלות נמוכה במיוחד, כאשר מדובר בחתונה מצומצמת, ייתכן שתוכלו להרשות לעצמכם להשקיע קצת יותר במתנות מיוחדות ומשמעותיות יותר לאורחים האהובים שלכם.

הלורנס הוא מתחם לאירועים קטנים בוא תוכלו לערוך חתונה אינטימית, רומנטית ומיוחדת שתשאיר חותם על האורחים שלכם.

יש לכם אירוע כלשהוא בקרוב? מזל טוב! זה יכול להיות כל אירוע כמו חתונה, ועכשיו אתם מתחילים להפיק אותו. יש לכם המון מה לעשות, אם זה למצוא את הביגוד שיבטא את מי שאתם, אתם צריכים למצוא אנשי מקצוע שונים כמו צלמים, תקליטן, מעצבת אירועים ואחרים, אבל רגע לפני כל אלו אתם צריכים לסגור על מקום מיוחד.

אבל אתם לא רוצים מקום בנאלי לאירוע שלכם. אתם לא רוצים שהוא יהיה עוד אחד מיני רבים אלא מקום מיוחד, לא שגרתי, לא המוני ובעיקר, מדויק לאירוע שלכם. במילים אחרות, אתם רוצים אירוע בוטיק, אירוע עם אופי ייחודי, כזה שיהיה על פי טעמכם.

מהו אירוע בוטיק?

אז נתחיל בשאלה: מהו בכלל אירוע בוטיק ולאחר מכן נמשיך לאיך מוצאים מקום שמתאים לאירוע כזה. אירועים חגיגיים נפוצים. רובינו מגיעים אליהם כמה פעמים בשנה ויש גם לא מעט מאיתנו שמבלים באירוע כזה כמה פעמים בחודש. אבל אירוע בוטיק הוא לא עוד אירוע רועש והמוני. זהו אירוע אינטימי, אירוע עם הפקה מקורית, אירוע קטן יחסית וכזה שלא עומד בתכתיבים ובטרנדים העכשוויים. אירוע בוטיק הוא אירוע שנותן ביטוי לשאיפות של הזוג או מי שהאירוע לכבודו, הוא עומד בקריטריונים גבוהים אבל שונים מאירועים סטנדרטיים.

במה זה מתבטא? למשל באוכל האיכותי, שיכול להיות גורמה, יוקרתי וכזה שהמוזמנים לא טועמים כל יום, זהו אירוע בו יש הקפדה על כל פרט ופרט, קטן כגדול בכל מה שנוגע לעיצוב מדויק, לסידור מוקפד וליצירתיות. זהו אירוע ב"טוב טעם, אירוע בו יש חשיבה על הפרטים הקטנים ביותר כדי להפוך את האירוע לאירוע מיוחד ואקסלוסיבי.

זהו אירוע קטן ומושלם. יצירתי, פרקטי, ייחודי ולא מתחנחן. לפעמים המיקום של אירוע כזה יהיה פסטורלי, לפעמים הוא יהיה במבנה עתיק שעבר שינויים והתאמות בשביל להתאים אותו לאירועים מעין אלו, ובשורה התחתונה – הוא יהיה מרשים במיוחד.

אירוע בוטיק הוא סוג של אירוע שלא מעט זוגות מחפשים היום. הם כבר שבעו מהעיצובים המעייפים, מהאוכל שחוזר על עצמו אירוע אחר אירוע, ומקונספט שלא באמת משתנה אלא רודף אחר עצמו. נכון, הוא דורש השקעה של זמן ולפעמים גם כסף, אבל התוצאה שלו היא אחת – אירוע שלא שוכחים עוד שנים ארוכות, אירוע בו המוזמנים מרגישים שמרעיפים עליהם את כל הטוב וכשהתפאורה מסביב מותאמת, אין יותר מדהים מזה.

אז אחרי שהבנו מהו אירוע בוטיק ולמה הוא כבר לא טרנדי אלא רצון הולך וגובר אצל זוגות רבים ואצל מי שמעוניין להפיק אירוע פרטי או עסקי כזה שיהיה שונה מהאחרים, כדאי שנבין גם איך מאתרים מקום כזה ומה חשוב שיהיה בו.

לא רק לחתונות

מקובל לחשוב שאירועי בוטיק אלו אירועי חתונה. זה נכון במידה חלקית מכיוון שאכן רוב האירועים הללו הם חתונות אבל לא רק. אירוע בוטיק יכול להיות גם אירוע בר מצווה לילד, אירוע בת מצווה לילדה, ברית מילה, חינה, אירוע עסקי כמו אירוע גיוס משקיעים וכדומה. זה יהיה בדרך כלל אירוע שמתאפיין בכמות מוזמנים קטנה, בקונספט ייחודי ובקצב אחר. אז הנה כמה טיפים למציאת מקום כזה

טיפים

• מקום שמיועד לאירועים קטנים – כפי שציינו, אירוע בוטיק מתאפיין בכמות מוזמנים מצומצמת יחסית. בבואכם לבחור מקום לאירוע שלכם, וודאו שזה מקום שמיועד מראש לכמות קטנה יחסית של אנשים. זה לא צריך להיות אולם גדול פיזית מכיוון שאם הוא כן יהיה, כמות המוזמנים הקטנה יחסית אליו תהיה בולטת.
• אוירה – כשתגיעו בפעם הראשונה למקום ולמרות שהוא יהיה ריק ולא במהלך אירוע, נסו להבין מה אתם מרגישים. האם אתם מרגישים אינטימיות במקום? רומנטיות? האם המקום נעים לכם והאם הוא גורם לכם להרגיש טוב? חלק ממה שהופך אולם לאולם שמתאים לאירוע בוטיק הוא במה שהוא גורם להרגיש.
• תגיעו בזמן אירוע – אז נכון, להגיע לאירוע בוטיקי זה אומר להיות קצת זרים בנוף כי רוב המוזמנים יכירו האחד את השני, אבל אתם חייבים את זה בשביל לראות האם המקום מתאים לסגנון שלכם. אתם חייבים גם להרגיש האם אתם מתחברים לאווירה ולאנרגיות במקום, האם מה שיש באירוע הספציפי הוא הכיוון גם שלכם…
• האוכל – אירוע בוטיק מתאפיין כפי שציינו גם באוכל ברמה גבוהה. האוכל באירוע כזה צריך להיות לא פחות מחוויה קולינרית, והאפשרויות שיש לכם במקום יעידו בין השאר על טיבו. יש לכם גם מן הסתם כיוון באוכל ואתם יודעים פחות או יותר מה אתם רוצים, וזה עוד מבחן למקום שמיועד להיות המקום לאירוע שלכם. עוד בעניין האוכל, חשוב לוודא שהאולם נותן מענה גם לצרכים נוספים. זה אומר שאם יש לכם בין המוזמנים צמחוניים או טבעוניים (וסביר להניח שכן כי היום לפחות 10% מהאוכלוסייה היא כזו) או כאלו שצריכים כשרות ברמה מסוימת, צריך שיהיה להם מענה.
• עיצוב לטעמכם – עיצוב לטעמכם זה לאו דווקא איך שאתם רואים את המקום כשאתם מגיעים לראות אירוע אלא מהן האפשרויות או עד כמה הוא גמיש לשינויים שלכם. חשוב שתהיה לכם את האפשרות להגשים את הוויז'ן העיצובי שלכם דרך האירוע.
• שירות – שירות מוקפד, מהיר ומדויק ובכלל, שירות ברמה גבוהה הם הא' ב' של כל מקום שמוכר את עצמו כמקום בוטיקי. כדאי רק שתוודאו את זה, שתוודאו שיש שירות לא פחות ממצוין ומענה לכל צורך.

אין ספק שאירוע בוטיק הוא אחר ובשביל שהוא יהיה כזה צריך גם לבחור את המקום הנכון.