אירוע חברה

בניגוד לאירועים חיצוניים, שמטרתם למשוך לקוחות או ציבור רלוונטי, אירועים פנים-ארגוניים נותנים עדיפות לשיפור היחסים בין עובדי החברה וחיזוק הזהות הארגונית. מהם הדברים שחשוב להגדיר עוד לפני שמתחילים לחפש אולם עבור אירוע מסוג זה?

אירועי חברה פנים-ארגוניים, המתאפיינים בהתמקדות בעובדים, ממלאים תפקיד מרכזי בשמירה על מורל הצוותים, עמידה ביעדים וטיפוח תרבות ארגונית מגובשת. אירועים אלו מאופיינים באקסקלוסיביות, ומתמקדים במתן שירותים וצ׳ופרים לעובדי החברה, לגורמים בעלי השפעה ולעתים גם למשפחות העובדים. בניגוד לאירועים חיצוניים, שמטרתם למשוך לקוחות או ציבור רלוונטי, אירועים פנים ארגוניים נותנים עדיפות לשיפור היחסים הפנימיים וחיזוק הזהות הארגונית.

אחד המאפיינים המובהקים של אירועים מסוג זה, הוא הדגש המושם בהם על בניית צוותים ופיתוח מקצועי. הפעילויות הכלולות באירועים הללו נועדות לרוב לשבור מחסומים היררכיים, לעודד תקשורת פתוחה ולהקל על שיתוף פעולה בין מחלקות שונות. הדבר מסייע ביצירת סביבת עבודה הרמונית יותר ולעתים קרובות מוביל להגברת הפרודוקטיביות ולשביעות רצון גבוהה יותר במקום העבודה.

כמה חשוב להכיר ולחגוג את הישגיהם של העובדים

טקסי הכרה ותגמול מהווים קטגוריה נוספת של אירועים פנים ארגוניים, שמטרתם להכיר ולחגוג את הישגיהם של העובדים. אירועים אלו לא רק מעלים את המורל, אלא גם משמשים ביטוי מוחשי להערכת החברה אל כוח האדם שלה, ובסופו של דבר מסייעים בשימור ומוטיבציה.

מפגשי הדרכה וסדנאות תורמים לצמיחה המקצועית של העובדים

מפגשי הדרכה וסדנאות תופסים חלק משמעותי מאירוע חברה רבים, כאשר אלו מתמקדים בשיפור מיומנויות ושיתוף ידע. אירועים אלו תורמים לצמיחה המקצועית של העובדים, ומבטיחים שהם מעודכנים במגמות ובשיטות העבודה החדשות בתעשייה אליה הם משתייכים.

אירועי חברה שהם בעצם מסיבה

מפגשים חברתיים, כמו מסיבות חג או מועדים חשובים אחרים, מוסיפים טאץ' אישי למרקם העבודה, ומאפשרים לעובדים אינטראקציה באווירה רגועה יותר. מסיבות מסוג זה מקרבות בין העובדים, מטפחות קשרים חזקים יותר ותחושת שייכות.

למעשה, אירועי חברה פנים-ארגוניים הם ורסטיליים ונחלקים למגוון סוגים, כאשר הם מספקים מענה לשלל מטרות שונות. הם משמשים לא רק כפלטפורמה לפיתוח מקצועי, אלא גם כזרזים לבניית תרבות ארגונית חיובית, שיתופית ומעורבת.

מה חשוב למפיקים לדעת לפני שמחפשים מקום לאירוע חברה?

לפני שמתחילים בחיפוש אחר מקום לאירוע חברה במרכז, על המפיקים להצטייד במידע חיוני, כדי להבטיח שהם בוחרים באולם המתאים למטרות האירוע ולערכי הארגון.

הבנה ברורה של מטרת האירוע חשובה ביותר. האם זהו אירוע שמטרתו העיקרית היא יצירת נטוורקינג, השקת מוצר, ריטריט לגיבוש צוות או מסיבה שנתית? אופי האירוע משפיע ישירות על סוג המקום הנדרש, לרבות גודלו, הפריסה והשירותים  הטכניים שהוא מספק.

אירועי חברה יכולים לנוע בין טווח רחב במיוחד של סוגים, החל מכנסים וסמינרים רשמיים ועד אירועים בסגנון קליל יותר, שמטרתם גיבוש צוותים, טקסי הענקת פרסים באווירה מסיבתית ועוד. כל סוג אירוע משרת מטרה אחרת ולכן מצריך גישה מובחנת, הן בתכנון והן בביצוע. לדוגמה, השקת מוצר או אירוע נטוורקינג בין לקוחות, ראויים להתקיים במקום בסטייל מתוחכם ושיקי, עם ציוד הגברה ותאורה מתקדם ומתווה המעודד אינטראקציה ומעורבות. לעומת זאת, אירוע הוקרה לעובדים, הכולל גם תוכנית אומנותית ואולי פעילות כלשהי, מומלץ לערוך בסביבה רגועה יותר, אולי אפילו באולם המציע מרחב חיצוני, פטיו או מרפסת נעימה.

הגדרה ברורה של סוג האירוע עוזרת גם בקביעת האווירה והטון הנכונים. ארוחת ערב חגיגית לכבוד עובדים ותיקים, תצריך רמה מסוימת של פורמליות ואלגנטיות, בעוד שפיקניק חברה צריך לשדר אווירה קזו׳אלית, קלילות וכיף. כל נתון כזה, בתורו, משפיע על החלטות הקשורות לעיצוב, לקייטרינג ולבידור, ומבטיח שהן תואמות את מטרת האירוע והאווירה הרצויה.

יתרה מכך, הבנה ברורה של סוג האירוע מסייעת בתקשורת יעילה עם ספקים ובעלי עניין, הגדרת ציפיות ברורות והבטחה שכל הצדדים הם באותו הראש. הדבר גם מסייע ביצירת חוויה מגובשת עבור המשתתפים, שכן כל מרכיב באירוע, החל מהמקום ועד לפרטים הקטנים ביותר, תורם למכלול מגובש וקוהרנטי.

בעיקרו של דבר, הגדרת הסוג הספציפי של האירוע, היא שלב ראשוני מכריע בתהליך התכנון, המהווה מגדלור מנחה לכל ההחלטות הבאות ומבטיח שכל היבט של האירוע מתיישב עם ייעודו ועם יעדי החברה.

מדוע חשוב להגדיר את היקף האירוע כבר בשלבים הראשונים?

רשימת משתתפים מדויקת, או לפחות אומדן של כמות האורחים, הם עניין קריטי. ראשית, הדבר משפיע באופן משמעותי על בחירת האולם. אם רשימת המוזמנים לא עולה על 300 איש, תוכלו למקד את החיפוש אחר מקומות לאירועים קטנים במרכז. אבל לא רק על בחירת המקום, אלא שהנתון הזה גם משפיע על תקציב הקייטרינג, סידורי הישיבה ופרוטוקולי הבטיחות.

הבנה מוקדמת של – מי הם האורחים שלכם?

הכרת הדמוגרפיה של המשתתפים חשובה לא פחות, שכן היא מעידה על החלטות הקשורות לנגישות, לשירותים שונים ואפילו לסגנון המקום. לדוגמה, קהל צעיר יותר שמבין בטכנולוגיה, עשוי להעריך חלל מודרני וחדשני, בעוד שקהל בוגר יותר עשוי להעדיף מקום המתאפיין באלגנטיות קלאסית.

הכירו את המגבלות התקציביות שלכם

מגבלות תקציביות משחקות תפקיד משמעותי. המפיקים צריכים לפעול בתוך מסגרת פיננסית ברורה, להבין את העלויות הכרוכות בהשכרת המקום, יחד עם כל ההוצאות הנוספות עבור הקייטרינג, הציוד, העיצוב והבידור. הדבר יבטיח שחיפוש המקום יהיה ממוקד ויעיל, כאשר הוא מתמקד באופציות שהן ריאליות מבחינה כלכלית.

הבנת התרבות והערכים של החברה היא גם חיונית. המקום צריך לשקף ולחזק את התדמית הארגונית, בין אם היא פורמלית, חדשנית או יצירתית. התאמה זו תתרום לחוויית אירוע מגובשת, כזו שעולה בקנה אחד עם אופי המשתתפים ומותירה בהם רושם חיובי מתמשך.

אחר שתיקצבתם את האירוע, ונסגרתם פחות או יותר על כמות המוזמנים – עכשיו הגיע הזמן לחפש את המקום שיגרום לאירוע שלכם להיות ייחודי, נוח, נעים ומהנה עבור האורחים ויגרום לו להמריא בהצלחה 

נתחיל מהסוף – בסוף יהיה פה אירוע חברה שכולם יהנו ממנו, הן הצד היוזם, שהוא ברוב המקרים אתם המעסיקים, וכמובן הצד של המוזמנים, שהם ככל הנראה עובדי הארגון.

בתקופה תחרותית כמו זו שאנו חיים בה, אירועי חברה הם עניין חיוני מאוד עבור התדמית של הארגון והמעסיקים, הקשרים העסקיים של החברה, וכמובן מבחינת שביעות הרצון של העובדים. למרות שבסופו של דבר, אירועים אלו הם מהנים עבור כל הצדדים, כמובן יש הבדל גדול בין הצד המתכנן והמפיק לבין הצד של המשתתפים.

שלבים בהפקת אירוע חברה 

בהנחה שאם הגעתם לכאן, אתם היוזמים והמפיקים של האירוע, עומדות בפניכם לא מעט משימות חשובות, כאשר חלק מהן מאתגר למדי. אחד האתגרים החשובים שתצטרכו להתמודד איתם הוא כמובן מציאת אולם לאירוע חברה. יש לשים הרבה משקל, אנרגיות ומשאבים על השלב הזה, כי שאר השלבים והמשימות לא פעם יהיו תלויים במרכיב הזה. אז לאחר שתיקצבתם את האירוע, ונסגרתם פחות או יותר על כמות המוזמנים (אם מדובר באירוע חברה ולא באירוע עסקי מסוג אחר – שלב זה יהיה פשוט במיוחד), עכשיו הזמן לחפש את המקום שיגרום לאירוע הזה להיות ייחודי, נוח, נעים ומהנה עבור האורחים. 

טיפים למציאת המקום המתאים לאירועים עסקיים

מציאת המקום המתאים לאירועי חברה או לאירועים עסקיים, מתחילה בהבנה עמוקה – לאילו מאפיינים אתם זקוקים על מנת שהאירוע יתנהל בצורה חלקה. הנה כמה שאלות שיסייעו לכם לקבל תמונה ברורה יותר לגבי התאמת המקום לצרכים שלכם.

עד כמה המיקום של האולם נגיש?

הנגישות של המיקום היא עניין חשוב מאין כמותו,  ולא נגזים אם נאמר שזהו הנתון החשוב ביותר כשמחפשים מקום לאירועים עסקיים , ולאירועים בכלל. לא רק המיקום עצמו חשוב, אלא שכשמדברים על נגישות – יש לבדוק עד כמה נוח וקל יהיה לאורחים להגיע למקום. עליכם להיכנס לנעליהם ולנסות לחשוב על כל החוויה שהם יעברו בדרך לאירוע. כמו כן, מיקום לא מסתכם בלוקיישן מרכזי ומוכר, אלא כולל גם אלמנטים של נוחות הגעה כמו חניון מסודר, אמצעי תחבורה ציבורית וגורמים אחרים הקשורים לנגישות. לדוגמה, אם רשימת האורחים כוללת מוזמנים בעלי צרכים מיוחדים, כמו למשל כאלו המסתייעים בכיסא גלגלית, יש לוודא שהמקום מונגש באמצעות רמפות, מעליות וכו'.

האם המקום מתאים לאופי ולתוכנית האירוע?

כאן יש לחשוב לעומק על התוכנית שלכם ואפילו על המועד – אירוע יום או לילה, ולהתאים את המקום לצרכים שעלולים להתעורר בהתאם לסוג האירוע. לדוגמא, אם מדובר בכנס מקצועי או באירוע העשרה המתקיים בשעות הבוקר, סביר להניח שלפחות חלק מהמוזמנים יצטרכו לעבוד תוך כדי האירוע, ויגיעו עם לפטופ וכו׳. במקרה כזה, כדאי למצוא מקום שיאפשר לאורחים לעבוד בין ההרצאות, הסרטונים והפעילויות השונות שאתם מתכננים לערוך. יש לוודא שהסביבה מותאמת באמצעות חיבור חזק ל- Wi-Fi ושקעים לטעינת הטלפונים הניידים ועוד.

האם העלות של שכירת האולם עולה בקנה אחד עם התקציב שלכם?

בחינה מדוקדקת של עלויות היא תמיד רעיון טוב, ויפה שעה אחת קודם. כשמגיעים לבדוק אולם אופציונלי עבור האירוע, יש לבחון היטב את התפלגות העלויות שהמקום מציע, וכמובן גם את העלות הכוללת של סך כל החלקים, ולוודא שהתקציב שהוגדר על ידי החברה עבור האירוע, מכסה את כל העלות, רצוי עם עודף מסוים שיישאר לצורך הוצאות בלתי צפויות.

ככל שתשיגו יותר מידע מוקדם לגבי העלויות, כך תוכל להעריך באופן נכון ומדויק יותר – האם זהו המקום המתאים לאירוע שלכם או לא.

האם גודל האולם תואם את היקף רשימת המוזמנים שלכם?

גודל המקום הוא כמובן אחד הפרמטרים החשובים ביותר שיש לבדוק, בהתאמה לאורך רשימת המוזמנים שלכם. מעבר לנתונים היבשים והחשובים שיש לוודא – האם המקום מספיק גדול כדי להכיל את כל המוזמנים שלכם, חשוב לדעת שגם מבחינה בטיחותית, ישנם חוקים המגבילים את כמות האנשים המורשים להתאסף יחד בחלל מסוים בזמן נתון. אולמות אירועים נדרשים לעמוד בתקנות הללו. לכן, חשוב לבדוק מול בעלי המקום מהן גבולות הקיבולת של האולם. האם כמות האנשים שאתם מתכננים להזמין יכולה להיכנס בבטחה בחללי האולם? 

מעבר לבטיחות, שהיא כמובן ערך עליון, יש לגודל המקום תפקיד נוסף – לתמוך בנוחות האורחים (לוודא שלא יהיה להם צפוף, במיוחד בעתות שלאחר קורונה וכו׳), וגם באווירה שאתם שואפים לייצר, באירוע שהוא בין היתר גם חוויתי. הבעיה שבמקום קטן מדי היא מובנת מאליה, אבל חשוב להבין שגם מקום גדול מדי הוא בעייתי. אולם רחב ידיים הרבה מעבר למה שאתם זקוקים לו, עלול לייצר התפזרות וחוסר גיבוש בין המשתתפים, וכך לפגוע באווירה באירוע. נשמע זניח, אך בפועל מדובר בהיבט חשוב מאוד.  

אילו שירותים נוספים המקום יכול להציע?

מעבר להקצאת החלל עצמו, אולמי אירועים רבים עשויים לספק לכם שירותים נוספים, שיכולים להיות חיוניים מאוד להצלחת האירוע, וגם להקלה על תהליך ההפקה שאתם נדרשים לבצע. כחלק מבחינת התאמת אולם האירועים לצרכים שלכם, תוכלו לבדוק האם ישנם מפיקי אירועים הפועלים כחלק מצוות המקום, ויכולים לסייע לכם הן בתהליך ההפקה והתכנון והן בפועל, במהלך האירוע עצמו. אנשי צוות מסוג זה, יכולים גם לשאת בנטל וגם לוודא שהאירוע עצמו זורם ומתנהל באופן חלק, וכך להבטיח שהאירוע שלכם יסתכם כהצלחה מכל הבחינות.

כמו כן, מומלץ לבדוק שהסגנון של המקום תואם את מאפייני האירוע, ולא פחות חשוב – את מאפייני המותג העומד מאחורי האירוע.