לפני שסוגרים – זה מה שחשוב לבדוק באולמות לכנס חברה במרכז

כאשר אתם ניגשים לארגן כנס עסקי, בחירת המקום הנכון היא אחד האתגרים המרכזיים ובעלי ההשפעה הגדולה ביותר על הצלחת האירוע. האולם הוא הבסיס עליו יבנה כל השאר – מהתכנים ועד לאווירה והחוויה שתעניק לאורחים. בחירת מקום לא נכונה יכולה להרוס אפילו את התכנון המוקפד ביותר. לכן חשוב להשקיע זמן וחשיבה בבחירת האולם המתאים ביותר לאירוע שלכם.

כמות האורחים

הנקודה הראשונה והחשובה ביותר היא להגדיר את כמות האורחים הצפויים להגיע לכנס. זהו הפרמטר המרכזי שינחה אתכם בבחירת האולם המתאים. כלל אצבע הוא שהאולם צריך להיות מספיק גדול כדי להכיל את הקהל, אבל לא עצום בצורה שתיצור אווירה מנוכרת ובלתי אינטימית. חלל צפוף מדי גם עשוי להיות בעייתי. לכן, חשוב למדוד היטב את גודל האולם ביחס לכמות האורחים הצפויה.

כמובן שכמות האורחים היא גורם משתנה ולא תמיד אפשר להעריך אותה בדיוק, אך ניתוח נתוני עבר של אירועים דומים, השקעה בפרסום וקידום יעילים, ושיקול גורמים נוספים כמו מיקום ונושא הכנס יכולים לסייע בהערכה טובה יותר. כך תוכלי לבחור באולם שלא יהיה לא גדול מדי ולא קטן מדי עבור הכנס המתוכנן.

מיקום גאוגרפי

המיקום של האולם הוא שיקול חשוב נוסף. האם הוא ממוקם באזור מרכזי, נגיש ונוח להגעת רוב האורחים? האם יש חניה זמינה במקום או בסביבה? חשוב לקחת בחשבון גם מרחק וזמני נסיעה מאזורים מרכזיים או ממשרדי החברה שלכם. הקפדה על מיקום נוח תגדיל את אחוזי ההגעה וההשתתפות בכנס.

מיקום מרכזי ונגיש הוא קריטי במיוחד עבור כנסים עסקיים, שבהם המשתתפים מגיעים לרוב מאזורים שונים. גם אם אין אפשרות לבחור אולם שנמצא במיקום אידיאלי עבור כל משתתף, חשוב למצוא איזון שיעניק נגישות סבירה למרבית האורחים. בדיקת נתוני תחבורה ציבורית, חניה, וזמני נסיעה צפויים יכולה לסייע בבחירת האולם המתאים. במקרים אלו, לרוב הפתרון הוא מציאת אולם אירועים גדול ונגיש במרכז או מקום 

לכנס קטן בתל אביב והסביבה.

גמישות במבנה החלל והתאמה לתכנית האירוע

כנס עסקי מורכב בדרך כלל משילוב של הרצאות, דיונים, פעילויות קבוצתיות, מינגלינג ועוד. לכן חשוב שהאולם יהיה גמיש מבחינת סידור ופריסת החללים השונים, כך שניתן יהיה להתאים אותם לתכנית הפעילויות המתוכננת. בדקו האם יש אזורים נפרדים לקבלת פנים, לארוחות ולהרצאות, האם ניתן להזיז כסאות ושולחנות בהתאם לצרכים שלכם, והאם יש חללים מתאימים לפעילויות קבוצתיות? כל אלו הם שיקולים חשובים בבחירת האולם המתאים.

בדיקה מדוקדקת של תכנית הכנס, הפעילויות והאזורים השונים שיידרשו, תסייע לאתר את האולם המתאים ביותר. לעתים, אולמות מסוימים יכולים להציע פתרונות יצירתיים ומגוונים יותר שיתאימו טוב יותר לדרישות הספציפיות של הכנס שלכם.

טכנולוגיה ואמצעי מדיה

כנס עסקי מתבסס במידה רבה על אמצעי המדיה והטכנולוגיה. לכן יש לוודא שהאולם מספק את כל הציוד הנדרש – מערכות הגברה, מקרנים, מסכים, חיבורי אינטרנט מהירים וכדומה. בנוסף, מומלץ לוודא שיש צוות טכני זמין לסיוע בעת הצורך במהלך האירוע.

בדיקה יסודית של האמצעים הטכנולוגיים הקיימים באולם היא חיונית. מצגות, סרטונים, שידורים חיים ועוד הם חלק בלתי נפרד מכנסים עסקיים בעידן החדש, והפסקות או תקלות בהפעלתם יכולות לפגוע קשות בחוויית המשתתפים. מסיבה זו, חשוב להבטיח שהאולם יספק את כל הציוד והתמיכה הטכנית הנדרשת.

רמת השירות והכיבוד

החוויה של האורחים במהלך הכנס תלויה במידה רבה בשירות ובמזון והשתיה שיקבלו. האם יש צוות מקצועי ואדיב שיעמוד לרשות האורחים? האם האוכל והמשקאות ברמה גבוהה ומתאימים לאופי האירוע? האם יהיו הפסקות קפה ושתייה זמינות לאורחים בהתאם לצורך? כל אלו הם פרטים חשובים שישפיעו על חווית האורחים שלכם.

איכות השירות והיצע הכיבוד הם בין הגורמים המשפיעים ביותר על חווית המשתתפים באירוע. מעבר להיבטים הלוגיסטיים, אלמנטים כמו יחס אדיב ואישי, איכות המזון והמשקאות, וזמינות הכיבוד במהלך האירוע יוצרים את האווירה הנעימה והמזמינה שאורחים שלכם יזכרו.

עלויות והיבטים תקציביים

כמובן, גורם התקציב מהווה גם הוא שיקול מרכזי. חשוב לבחון את עלות השכרת האולם, אך גם את עלויות הכיבוד, הטכנולוגיה, העיצוב והשירות הנוספים. לעתים, אולמות מציעים גמישות בתשלום או אפשרויות תמחור שונות שיכולות לסייע בהתאמת התקציב. כדאי להימנע מפתרונות זולים מדי שעלולים לפגוע באיכות האירוע.

בדיקה מדוקדקת של העלויות השונות, בחינת האפשרויות השונות שמציע האולם, והתאמת הבחירה לתקציב שלכם, הן נדבך חשוב בתהליך סינון של אולמות לכנס חברה במרכז. 

אפשרויות עיצוב ומראה המקום

החזות והעיצוב של האולם הם מרכיב חשוב בחווית האירוע. בדקו האם המקום מאפשר עיצוב ומיתוג בהתאם לקונספט ולתדמית הרצויה לכם, והאם יש אפשרויות תליה, הצבה והוספה של אלמנטים עיצוביים. הקפדה על עיצוב מושקע ומותאם למיתוג החברה תוסיף לאווירה ולחוויה הכוללת.

זכרו שהאווירה והאסתטיקה של האולם הם חלק בלתי נפרד מהחוויה של האורחים שכם. לכן, חשוב לבחור במקום שיאפשר ליצור עיצוב מושקע המותאם לאופי האירוע ולמסרים שאתם רוצים להעביר. בדיקה של האפשרויות השונות שמציע האולם תסייע לכם להעצים את החוויה ולהוביל להצלחת האירוע.

כפי שראיתם, בחירת האולם המתאים לכנס עסקי היא משימה מורכבת, אך חיונית להצלחת האירוע. השקעת זמן ומחשבה בתהליך הבחירה, בדיקת כל הפרמטרים הרלוונטיים ובחירת המקום המתאים ביותר, יסייעו לכם להבטיח כנס עסקי מוצלח ובעל השפעה חיובית על המשתתפים ועל החברה שלכם. קחו את הזמן הנדרש, בחנו את כל האפשרויות, הקפידו על הפרטים הקטנים ובואו לבקר באולם האירועים הלורנס. 

הלורנס שוכן במיקום מרכזי ונגיש ביפו העתיקה ומציע שירותים מתקדמים, עיצוב יפייפה וחוויית אירוח יוצאת דופן. צרו איתנו קשר כדי לשמוע יותר על האירועים העסקיים שלנו.