אירוע מתוכנן

החלטות שצריך לקבל לפני שמתחילים לחפש אולמות אירועים במרכז הארץ

פרויקט ההפקה הגדול שאתם אמונים עליו מתחיל לקבל צורה, ואתם נחושים לעשות הכל שזה יהיה האירוע המוצלח והמדויק ביותר שיכול להיות. אבל רגע לפני שאתם מתחילים לחפש אולמות אירועים במרכז הארץ, במטרה למצוא את האחד שימנף את האירוע שלכם לשיא הגובה והשלמות, יש כמה משימות שחייבות להיעשות.

קודם כל חייבים לאפיין את סוג האירוע באופן מהודק

על מנת למצוא את המקום המתאים ביותר לאירוע, יש כמה דברים שחייבים לעמוד על דיוקם, ויש לאפיין את האירוע מכל הכיוונים.

 

ראשית: להבין מהו סוג האירוע

 

קיים הבדל דרמטי בין סוגי האירועים השונים. אירוע עסקי, כנס מקצועי, אירוע חברה או בכלל חתונה. כל אחד מהאירועים האלה מצריך סוג אחר של היערכות, סוג אחר של עיצוב, של פסיליטיז, של מתקנים, וכמובן סגנון אחר, ואולי אף גודל אחר של אולם.  אם כך, בשלב הראשוני וההתחלתי ביותר של ההפקה, עליכם להבין לעומק את סוג האירוע.

 

מהי מטרת האירוע?

 

אירועים עסקיים רבים נולדים במטרה להשיג יעד מסוים. היעד יכול להיות חשיפת החברה בפני לקוחות פוטנציאליים, חיבור בין אנשי עסקים, העשרה מקצועית או פשוט פינוק של העובדים, פרגון שמטרתו להגביר את שביעות רצונם מהחברה ולחזק את מיתוג המעסיק כלפי חוץ. חשוב להבין את המטרה והיעדים היטב ולעומק, לפני שמתחילים לחפש את האולם שיתמוך בכל אחד מהם ויוכל לספק את כל הציוד והמתקנים הדרושים להצלחת האירוע.

 

כמה אנשים צפויים להשתתף באירוע?

 

עוד נתון שלא ניתן להתקדם עם חיפוש האולם בלעדיו, הוא כמובן גודל האירוע המשוער. הקיבולת של המקום בו ייערך האירוע חייבת להתאים לכמות המוזמנים באופן חד משמעי ומדויק. טיפ חשוב בהקשר זה, אל תסתפקו בבדיקה אם האולם מרווח מספיק עבור כמות האורחים. בדקו את הנושא גם מהצד השני, בחנו את פריסת החללים במקום, תוך שאתם מוודאים שהמקום והאופן בו הוא מתוכנן ובנוי לא יגרום להתפזרות של המשתתפים ויפגע בחיבור הפונטציאלי ביניהם, שלעיתים הוא הוא המטרה המרכזית של האירוע בכלל.

 

מהם הסכומים שהלקוח מעמיד לצורך האירוע?

 

שאלת השאלות – כמובן שכל הפקת אירוע חייבת להתחיל בהגדרות תקציב. לעתים הן יהיו גמישות יותר ולעתים פחות. אך כך או כך, עליכם לדעת בדיוק כמה אתם יכולים להוציא על האולם, שהוא בדרך כלל המרכיב העיקרי הן מבחינת ההפקה והן מבחינת התקציב. סביר להניח כי המשאבים הכספיים העומדים לרשותכם הם מוגבלים, ועליכם להיות מודעים מההתחלה למגבלות הפיננסיות שלכם – גם אם תקציב האירוע שלכם הוא סכום משוער בלבד, ולא מדויק. מפיקי אירועים מקצועיים תמיד יכולים למצוא פתרונות יצרתיים ולתכנן אירועים נהדרים גם  בתקציב מוגבל.

 

מהו מועד האירוע המתוכנן?

 

זהו הזמן לפתוח יומנים, מאחר ומועד האירוע עומד להשפיע על החלטות רבות, ביניהן על בחירת המקום לאירוע. מיד לאחר אורך רשימת האורחים, מועד האירוע יהיה הגורם המגביל הבא. תלוי באיזה סוג אירוע מדובר, אך ייתכן שתגלו כי עליכם לגלות גמישות עם תאריך האירוע, על מנת להשיג את המקום הבו אתם מעוניינים, או שתצטרכו להתגמש עם בחירת האולם, כדי לקבל את התאריך הרצוי. אם כך, לפני שמתחילים בחיפוש כדאי להבין איפה אתם והלקוחות שלכם מוכנים להתגמש ואף על

 

אילו פרמטרים אפשר להתפשר. הנה כמה שאלות שכדאי להתמקד בהן:

  • באילו מועדים קיימת הסבירות שהמוזמנים שלכם זמינים להשתתף באירוע, בהתבסס על לוחות הזמנים שלהם?
  • אילו אולמות אירועים זמינים באותם המועדים? 
  • מתי הוא המועד הטוב ביותר עבור הצוות שלכם לקיים את האירוע?

 

מיקום וקונספט

 

לאחר שצמצמתם הן את רשימת האורחים והן את מועדי האירוע האפשריים, חשוב להגדיר את המיקומים שבהם ניתן לקיים את האירוע. בתי מלון ומרכזי אירועים או כנסים הם חלק מחללי האירועים הפופולריים ביותר עבור אירועים עסקיים וקבלות פנים לחתונה, אך הם לא האפשרויות היחידות. זה הזמן להיות יצירתיים בחשיבה שלכם.

 

בהתבסס על הקונספט שהוגדר עבור האירוע, נסו לחשוב גם מחוץ לקופסא ולהעלות רעיונות שונים למקומות, אולי אפילו שאינם בהגדרה המקורית מיועדים לאירועים מהסוג הזה, אך בפועל הם בהחלט יכולים לארח אירועים כאלה.  נסו שלא ללכת על המובן מאליו, לדוגמא, במקום לחפש אולמות אירועים בתל אביב, בחנו את האפשרות של אולמות ביפו, שמביאים עמם משהו שונה, אווירה אוריינטלית מיוחדת ו״יש להם קטע״.

 

הסגנון של האולם חייב להתאים לקונספט

 

המקום שתבחרו חייב להתאים באופן מדויק לא רק לסוג האירוע שאתם מתכננים, אלא גם לקונספט שהגדרתם מראש עבור האירוע. התחילו מהנתונים הטכניים – האם יש צורך, למשל, ברחבת ריקודים באירוע? האם תצטרך מערכות הגברה ותאורה שיכללו רמקול, מסכים או מקרנים?

 

אילו שירותים נוספים המקום מציע לכם?

 

בנוסף למציאת הסוג המתאים של חלל אירועים, תרצו לבדוק את סוגי השירותים האחרים שמציע המקום ולבדוק האם הם חיוניים עבור האירוע שלכם. שאלה חשובה שכדאי לבדוק היא האם המקום כולל חניון מסודר או אפילו שירותי חניה (תלוי בסוג האירוע ובסוג האורחים). כמו כן, יש לבדוק האם המאולם מציע שירותים נוספים כמו קייטרינג, סידורי פרחים, השכרת ציוד כמו מפות, כלי אוכל, שולחנות וכו'?

 

האם במקום יש צוות הקמה וניקיון? האם כאשר אתם שוכרים את האולם, עליכם להתחייב למינימום של מנות עבור האורחים?

 

גם המוניטין הוא חשוב

 

המוניטין והשם של המקום מבחינת שירות הוא קריטי. ברוב המקרים זהו בדיוק מה שיצביע על ההבדל בין הפקת  אירוע טוב לבין הפקת אירוע שהוא סנסציה. הדרך שבה מקום מנהל את המתקנים, הצוות והלקוחות שלו, תמיד תיזכר. את הפרמטר הזה תוכלו לבדוק בקלות, באמצעות המלצות של ראשי חברות שכבר קיימו במקום אירועים.