8 דברים שכדאי לשקול כשמחפשים מקומות לאירועים קטנים במרכז

בעת ארגון אירוע, אתם עומדים בפני החלטות רבות, אך בחירת המקום והמיקום הנכונים היא ההחלטה שתהיה לה את ההשפעה הגדולה ביותר על האירוע שלכם. כל פרט – מתאריך האירוע, האמצעים הטכנולוגיים, אפשרויות הההסעדה וחווית האורחים, תלויים במקום האירוע והמיקום שתבחרו.

נשמע קצת מלחיץ? לא אם תבחרו את מקום האירועים באופן מושכל, על פי הרשימה הבאה. הנה כמה קווים מנחים שיאפשרו לכם לקבל את ההחלטה הטובה ביותר ולתכנן את האירוע המושלם עבורכם.

 

מתי להתחיל לחפש מקום לאירוע?

 

כמה שיותר מוקדם יותר טוב. לאחר שתבינו היטב את שלושת הגורמים הבאים, תוכלו להתחיל בחיפוש אחר מקום: תקציב, גודל אירוע משוער ודרישות מקום.

 

הזמינו מקום לפחות 6 חודשים מראש כדי שיהיה לכם מספיק זמן לתכנן דברים קריטיים אחרים, כמו שריון ספקים מועדפים, יצירת תוכנית לאירוע, עיצוב שאתם אוהבים והזמנת האורחים שלכם.

 

דברים שחשוב לקחת בחשבון כשמחפשים מקום

 

1.מיקום

 

בטח כבר שקלתם את זה. לאירועים פרטיים או אירועים עסקיים במרכז ייתכן שאתם מחפשים מקום במרחק סביר ממקום מגוריהם של האורחים שלכם או ממקומות העבודה של רוב המשתתפים. אם האורחים שלכם פזורים ברחבי הארץ, בחירה במקום במרכזי כמו תל אביב, תאפשר להם ולכם להגיע למקום האירוע בקלות ובנוחות. בכל מקרה, אל תשכחו לקחת בחשבון אפשרויות תנועה, תחבורה וחניה.

 

אם אתם רוצים להפחית את הסיכוי שהאורחים שלכם יאחרו, ספקו להם את כל פרטי ההגעה כולל מיקום בוויז או בגוגל מפות, הכוונה למקום החניה והוראות כניסה למקום במידה ומיקום האולם אינו ברור במיוחד. כך האורחים שלכם ירגישו בטוחים ומוכנים לקראת האירוע.

 

2.חניה

 

האם יש במקום חניון או שירות חניה? העדיפו אולם אירועים עם מתחם חניה מסודר ונגיש. במידה ואין חניון מסודר במקום, בדקו האם יש חניונים בקרבת מקום שהאורחים יכולים לגשת אליהם ולהשתמש בהם. אם אין חניה זמינה, לא הכל אבוד – תוכלו להיעזר במספר חלופות:

 

הזמינו חניונים בקרבת מקום עבור האורחים שלכם, אך קחו בחשבון שתצטרכו לשלם עבורם תשלום נוסף, מלבד עלות האירוע.

 

תוכלו גם לארגן הסעות למקום האירוע, אך גם כאן מדובר בפתרון שלא תמיד יהיו נוח לכולם ועשוי לייקר את עלות האירוע שלכם.

 

אם קיים מתחם חניה אך הוא אינו מסודר, תוכלו לספק שירותי חניה עם סדרנים שיאפשרו לאורחים שלכם לנווט היטב במתחם החניה, מבלי לגרום לכאוס במקום.

 

מכיוון שכל החלופות הללו אינן אידיאליות עבורכם ועבור האורחים שלכם, אנו ממליצים לבחור במקום אירועים עם מתחם חניה מסודר שיעניק לכם ולאורחים ראש שקט בכל הנוגע לחניה. 

 

3.קיבולת ומינימום

 

מה הקיבולת של מקום האירוע? תצטרכו לדעת את הקיבולת האפשרית בחלל מכמה סיבות. ראשית, אם אתם מתכננים לארח 250 אורחים אך מקום האירוע מאפשר תפוסה של עד 150 אנשים, אתם עשויים להיות בבעיה והאורחים שלכם עשויים לסבול מצפיפות וחוסר מקום. שנית, יש קודי בטיחות שהמקום צריך לעמוד בהם ולכן עליו לעמוד בקיבולת האפשרית של המקום מבלי לחרוג ממנה. ערכו רשימת מוזמנים טרם בחירת מקום האירוע ועל פיה חפשו אולם אירועים עם קיבולת שמתאימה למספר האורחים שלכם. 

 

חשוב גם לבדוק מהו מספר מינימום האורחים אליו תתייחבו בפני האולם. כלומר, תצטרכו להתחייב למספר מנות מינימלי, כך שאם מספר המינימום של האולם הוא 200 מנות אך אתם צפויים לארך  כ-150 אורחים, תצטרכו לשלם סכום גבוה על מנות מיותרות. בחרו מקום אירועים שיאפשר לכם להזמין מנות בסך כ-70% ממספר המוזמנים שלכם. 

 

4.חוזה

 

עריכת חוזה רשמי עם מקום האירוע הוא חובה כדי למנוע אי וודאות בכל הנוגע לפרטי האירוע וההתחייבויות ההדדיות ביניכם לבין מקום האירוע.

 

עם זאת, ניתן לנהל משא ומתן על תנאי חוזה גמישים עם המקום שלכם, מכיוון שהאירוע שלכם עלול להידחות או להתבטל בגלל גורמים בלתי צפויים. שימו לב לכל פרט בהסכם.

 

5.שירותים ומתקנים

 

האם במקום פועלים קייטרינג ובר משקאות? אם כן, בדקו מהם התפריטים המוצעים במקום ומהן שיטות ההסעדה האפשריות. וודאו שמקום האירוע ערוך להציע מנות מותאמות לבעלי רגישויות למזון ולהעדפות קולינריות שונות למשל עבור צמחונים וטבעונים.

 

בדקו את השירותים המוצעים במקום האירוע ואת האמצעים הטכנולוגיים השונים כגון מערכות תאורה וסאונד. ודאו שכל השירותים הניתנים במקום מתאימים לצרכים ולסגנון האירוע שלכם לפני שאתם חותמים על חוזה.

 

6.אווירה ונגישות

 

שימו לב במיוחד לעיצוב הקיים בתוך המקום. מה סגנון האדריכלות ומה משדר פנים המבנה? אם אתם עורכים אירוע משמעותי כמו חתונה, שימו לב לאזור בו צפוי להתקיים טקס החופה והנישואין. קחו בחשבון שככל שהאווירה פחות תואמת את התחושה הרצויה, כך תצטרכו להשקיע יותר בתפאורה כדי לפצות על כך.

 

נגישות מתייחסת לאפשרות שכולם, במיוחד בעלי צרכים מיוחדים, יכולים לגשת לחלל האירוע ולמתקנים שלו. לפני שתוכלו לענות על שאלה זו, תצטרכו להבין מי הם האורחים באירוע ומה הצרכים שלהם.

 

7.אקוסטיקה

 

האם אי פעם השתתפתם באירוע שהיה כל כך רועש, שהיה קשה לשמוע אחרים, מה שגרם לכם להתאמץ בשמיעתכם ולאבד את הקול שלכם בלילה אחד? זה נגרם לרוב מאקוסטיקה גרועה של המקום, או מהאופן שבו קול עובר במקום. בחנו את החלל ואת השמע במקום כדי לדעת האם הוא יהיה רועש מידי בזמן האירוע.

 

8.גמישות בתאריך האירוע

 

גמישות בתאריך האירוע יכולה להיות דרך מצוינת לנהל משא ומתן עם מקומות. ייתכן שיש להם תאריכים פתוחים בלוח השנה שלהם שהם רוצים למלא. על ידי מתן אפשרויות של 2-3 תאריכים, יש סיכוי גבוה יותר שתמצאו מקום אירועים מצוין שתואם את הצרכים והתקציב שלכם.

 

הלורנס – המקום המושלם לאירוע קטן במרכז

 

מתחם האירועים הלורנס ממוקם במבנה יפואי יפהפה ורומנטי להפליא. במקום ניתן לערוך אירועים קטנים ואקסלוסיביים באווירה ייחודית. 

 

מחפשים מקומות לאירועים קטנים במרכז? בואו לחגוג את האירוע הבא שלכם בלורנס!