עובדים, לקוחות ושותפים באותו ערב? כך בוחרים מקום לאירועים עסקיים בתל אביב שמתאים לכולם

יש אירועים שבהם קל יחסית להגדיר את הקהל – ערב לעובדי החברה, כנס מקצועי ללקוחות או מפגש הנהלה מצומצם. אבל לא מעט אירועים עסקיים מורכבים היום מקהל הרבה יותר מגוון. באותו חלל יכולים להיות עובדים שמכירים כבר שנים, לקוחות שפוגשים את הארגון בפעם הראשונה, משקיעים, ספקים, מנהלים בכירים ושותפים עסקיים מחו”ל. האתגר במקרה כזה הוא לא רק להפיק אירוע מוצלח, אלא ליצור חוויה שבה אף קבוצה לא מרגישה שהאירוע בעצם תוכנן עבור מישהו אחר.

לפני שמתכננים את האירוע, ממפים את האנשים

אחת הטעויות הנפוצות היא להתחיל מתוכן, עיצוב או תפריט לפני שעונים על שאלה בסיסית – מי בדיוק נמצא בחדר? כשבוחרים מקום לאירועים עסקיים בתל אביב או יפו, כדאי ליצור מראש מעין מפה של הקהל. כמה מהאורחים מכירים זה את זה? מי מגיע כחלק מקבוצה ומי לבד? האם מדובר באנשים שמכירים היטב את המותג או באורחים שנחשפים אליו בפעם הראשונה? האם יש פערי גיל, תפקידים או סגנון בין הקבוצות? המיפוי הזה משפיע כמעט על כל החלטה שתתקבל אחר כך, מהאופן שבו האורחים מתקבלים ועד לסוג התוכן ולמבנה הישיבה.

עשרים הדקות הראשונות יכולות לקבוע את האופי של הערב

באירוע עובדים בלבד אפשר להניח שהשיחות יתחילו כמעט מעצמן. באירוע מעורב זה לא תמיד המצב. מנכ”ל שמכיר עשרות אנשים בחדר עשוי להרגיש בבית מהרגע הראשון, בעוד שלקוח חדש שהגיע לבד עלול לעמוד עם כוס ביד ולחפש מישהו לדבר איתו. לכן קבלת הפנים צריכה להיות מתוכננת גם מבחינה חברתית. בר נגיש, אוכל שמאפשר להסתובב, אזורים שבהם אפשר להתכנס בקבוצות קטנות ומרחב שלא מאלץ את כולם להתיישב מיד יכולים להפוך את תחילת האירוע לנעימה יותר. זו גם אחת הסיבות לכך שכאשר בוחנים אולמות לאירועים עסקיים בתל אביב, כדאי להסתכל על החלל בזמן שמסתובבים בו ולא רק לדמיין שורות של כסאות מול במה. השאלה החשובה היא איך אנשים יתנהגו בו.

מצאו את המכנה המשותף במקום לפנות לכל קבוצה בנפרד

כשיש כמה סוגי אורחים, קל ליפול למלכודת של ניסיון לרצות את כולם. ברכה מיוחדת לעובדים, סרט ללקוחות, מצגת למשקיעים, כמה מילים לשותפים ועוד מסר לספקים, ובתוך זמן קצר מתקבל אירוע שמרגיש כמו רצף של הודעות. גישה טובה יותר היא למצוא סיפור אחד שמחבר בין כולם. השקת מוצר, למשל, יכולה לעסוק לא רק בתכונות שלו אלא בדרך שהובילה ליצירתו. אירוע לציון הישג ארגוני יכול לספר על האנשים, הלקוחות והשותפים שאפשרו להגיע אליו. במקום להפריד בין הקבוצות, התוכן הופך אותן לחלק מאותו סיפור.

לא כולם צריכים לעשות אותו דבר בכל רגע

אירוע עסקי לא חייב להתנהל כמו שיעור בבית הספר, שבו כולם יושבים באותו מקום וצופים באותו הדבר.

דווקא בקהל מעורב כדאי לייצר שלבים שבהם יש לאורחים אפשרויות שונות. חלק ירצו להישאר ליד הבר ולדבר, אחרים יעדיפו לשבת עם קולגות, ויש מי שינצלו את הזמן כדי להכיר לקוח או שותף חדש. חלל שמאפשר מעבר טבעי בין אזורים שונים יכול לתמוך בהתנהגות הזו. כאשר יש מקום לעמידה, ישיבה, שיחה ואוכל, אנשים יכולים לבחור כיצד להשתתף באירוע במקום שההפקה תכתיב להם כל דקה.

ומה לגבי סידורי ישיבה?

גם כאן אין תשובה אחת נכונה. באירוע שמטרתו לחזק קשרים קיימים, יש היגיון בהושבת אנשים שמכירים זה את זה. אם דווקא רוצים לייצר מפגשים חדשים, אפשר לערבב בין מחלקות, חברות או תחומי עיסוק. אבל לא תמיד צריך בכלל להושיב את כולם לארוחה פורמלית. לעיתים ישיבה חופשית, שולחנות גבוהים, אזורי לאונג’ והגשה שמאפשרת תנועה מתאימים הרבה יותר לאירוע שבו רוצים לעודד אינטראקציה. העיקר הוא שסידור החלל ישרת את המטרה ולא יהיה ברירת מחדל שנבחרה רק כי ככה “אמור” להיראות אירוע.

גם המיתוג צריך לדעת מתי לעצור

כשלקוחות או שותפים מגיעים לאירוע, טבעי שהחברה תרצה שהמותג יהיה נוכח. אלא שיש הבדל בין נוכחות לבין השתלטות. לוגו ענק בכל פינה, סרטי תדמית ארוכים ושפה מכירתית אגרסיבית עלולים לגרום לאירוע להרגיש כמו תערוכה מסחרית. לעומת זאת, מיתוג מדויק יכול להופיע בפרטים כמו מסר בכניסה, עיצוב התפריט, אלמנטים גרפיים, תוכן קצר או אפילו בחירת המוזיקה והאווירה. המטרה היא שהאורחים יבינו מי עומד מאחורי האירוע, בלי להרגיש שמנסים למכור להם משהו לאורך כל הערב.

חפשו את הרגע שבו כולם הופכים לקהל אחד

זה יכול לקרות בהרצאה מפתיעה, בהופעה, בזמן הארוחה או אפילו ברגע שבו האורחים עולים יחד לדרינק מול הנוף. כמעט בכל אירוע מוצלח יש נקודה שבה ההבחנה בין עובדים, לקוחות ומנהלים קצת נעלמת וכולם פשוט נהנים מאותה חוויה.

באולם האירועים הלורנס, החיבור בין המבנה היפואי ההיסטורי, החלל הפנימי והגג מאפשר ליצור כמה סוגים של אווירה במהלך אותו אירוע, כמו מפגש קליל ופתוח, תוכן מקצועי, אוכל, דרינקים ומסיבה. כשהתכנון מתחיל באנשים ולא רק בלו”ז, אפשר להפוך גם קהל מגוון מאוד לקבוצה שמרגישה, לפחות לכמה שעות, שהיא חלק מאותו אירוע.