ארגון אירוע עסקי הוא משימה מאתגרת הדורשת תכנון קפדני ותשומת לב לפרטים. אחת ההחלטות המשמעותיות ביותר שתקבלו היא בחירת אולם האירועים המושלם. המקום הנכון יכול לעשות את כל ההבדל בהצלחת האירוע שלכם. לכן אם אתם מחפשים אולם אירועים באזור המרכז או ביפו בפרט, חשוב לקחת את הזמן ולשקול היטב את האפשרויות העומדות בפניכם.
במאמר זה נדריך אתכם שלב אחר שלב בדרך לבחירת אולם האירועים האידיאלי לאירוע העסקי הבא שלכם.
שלב 1: הגדירו את צרכי האירוע
השלב הראשון בבחירת אולם האירועים האידיאלי לאירוע עסקי הוא הגדרת יעדי וצרכי האירוע. על ידי זיהוי המטרה, ההיקף והיעדים של האירוע שלכם, אתם יכולים לצמצם את אפשרויות החיפוש ולמצוא מקום שמתאים לדרישות שלכם.
להלן מספר פרמטרים שכדאי לקחת בחשבון בעת קביעת צרכי האירוע שלכם:
- מספר המשתתפים: גודל האירוע יקבע את גודל המקום שאתם צריכים. הקפידו לקחת בחשבון לא רק את מספר האורחים שאתם מצפים להם, אלא גם את השטח הנדרש לנטוורקינג, נאומים, תערוכות או מצגות.
- מטרת האירוע: מטרת האירוע שלכם תשפיע על סוג המקום שתבחרו. לדוגמה, אירוע השקת מוצר עשוי לדרוש מקום עם במה, מערכות תאורה וסאונד, בעוד שערב חברה עשוי לדרוש חלל קליל יותר עם איזור לריקודים, בר משקאות מזנוני אוכל.
- משך האירוע: משך האירוע ישפיע על הזמינות והעלות של המקום. למקומות מסוימים עשויות להיות מגבלות זמן וחלקם עשויים לדרוש מספר מינימלי של שעות לאירוע, לכן הקפידו לקחת זאת בחשבון בתכנון האירוע שלכם.
- התאריך והשעה של האירוע: התאריך והשעה של האירוע ישפיעו על זמינות המקום, במיוחד אם אתם מתכננים את האירוע שלכם בעונות שיא או בתקופות חגים. קחו בחשבון שבשל הביקוש הגבוה לאולמות אירועים באזור המרכז, כאשר אתם מחפשים מקום לאירוע עסקי במרכז מומלץ לשריין מועד מוקדם ככל האפשר כדי להבטיח זמינות במועד הרצוי לכם.
- תקציב: התקציב שלכם יקבע את סוג המקום שאתם יכולים להרשות לעצמכם. הקפידו לקחת בחשבון לא רק את עלות המנה פר אורח או את עלות השכרת המקום, אלא גם עלויות נוספות שעשויות שעשויות להיגבות עבור ציוד, אפשרויות קולינריות מסוימות או תפאורה.
על ידי שיקול דעת של גורמים אלו, תוכלו להבין באופן ברור את הצרכים והדרישות של האירוע שלכם, שיעזרו לכם למקד את החיפוש אחר אולם האירועים האידיאלי עבורכם.
שלב 2: מחקר מקומות פוטנציאליים
לאחר שהבנתם את צרכי האירוע שלכם, תוכלו להתחיל לחקור אולמות אירועים פוטנציאליים העונים על הדרישות שלכם. ישנן מספר דרכים לבצע מחקר, כולל:
- חיפוש באינטרנט: השתמשו במנועי חיפוש, ברשתות חברתיות ובאתרים ייעודיים לתחום האירועים כדי למצוא מקומות פוטנציאליים באזור המרכז או ביפו בפרט. אתם יכולים גם לבדוק ביקורות ודירוגים אונליין של לקוחות קודמים כדי לקבל הבנה על המוניטין של המקומות שמעניינים אתכם.
- המלצות: בקשו המלצות מקולגות, מכרים או חברים שערכו אירועים דומים בעבר. ייתכן שהם יוכלו להמליץ על מקום שמתאים לצרכי האירוע שלכם.
- מדיה חברתית: בדקו פלטפורמות מדיה חברתית כגון פייסבוק ואינסטגרם כדי לראות תמונות וסרטונים של אירועים המתקיימים במקומות פוטנציאליים. זה יכול לתת לכם מושג טוב יותר על האווירה והשירותים של המקום.
בעת מחקר של אולמות אירועים, חשוב לקחת בחשבון את הגורמים הבאים:
- מיקום: מיקומו של אולם האירועים הוא גורם חשוב שיש לקחת בחשבון, במיוחד אם האורחים שלכם מגיעים מאיזורים מרוחקים ברחבי הארץ או אפילו מחו”ל. בחרו מקום נגיש בקלות וממוקם באזור בטוח ונוח. עריכת אירוע עסקי ביפו תעניק לכם יתרון משמעותי של מיקום מצוין הנגיש לצירי תנועה מרכזיים ותחבורה ציבורית ענפה.
- קיבולת: בדקו אם המקום יכול להכיל את מספר האורחים שאתם מצפים לו. ודאו שיש מספיק מקום להפקת כל חלקי האירוע כגון נאומים, הסעדה, מינגלינג, סדנאות וכו’.
- שירותים: בדקו האם קיימים באולם האירועים כל השירותים הדרושים לאירוע שלכם, כגון ציוד אורקולי, Wi-Fi, שירותי קייטרינג איכותיים וחניה. שקלו את איכות השירותים והאם הם עומדים בציפיות שלכם.
- אווירה: חשוב לקחת בחשבון את האווירה של המקום, במיוחד אם אתם מנסים ליצור אווירה מסוימת או נושא ספציפי לאירוע שלכם. בדקו אם העיצוב והאווירה של המקום מתאימים למטרת האירוע ולסגנון הרצוי.
על ידי מחקר מקדים ומעמיק של מקומות פוטנציאליים והתחשבות בגורמים שציינו, תוכלו לצמצם את רשימת האפשרויות שלכם ולבחור מקום לאירוע חברה במרכז שמתאים לכם מתוך מספר אפשרויות הממוקדות בצרכים שלכם.
שלב 3: בקרו באולמות האירועים
לאחר שתערכו מחקר מקדים של מקומות פוטנציאליים, הגיע הזמן לבקר בהם באופן אישי. ביקור באולם האירועים ייתן לכם הבנה טובה יותר של האווירה של המקום, השירותים הקיימים והתאמתו לאירוע שלכם. במהלך הביקור שלכם, הקפידו לשאול שאלות, לרשום הערות ולהשוות את האפשרויות העומדות בפניכם כדי לקבל החלטה מושכלת.
הנה כמה גורמים שכדאי לקחת בחשבון בעת ביקור באולם האירועים:
- חלל פיזי: בדקו את החלל הפיזי של המקום וודאו שהוא עונה על צרכי האירוע שלכם. שקלו את הפריסה, הגודל והעיצוב של החדרים, כמו גם את מספר החללים הפנויים ליצירת סדנאות, תערוכות או מצגות.
- שירותים: בדקו אם במקום יש את השירותים הדרושים לאירוע שלכם, כגון ציוד אורקולי, Wi-Fi, שירותי קייטרינג או חניה. בדקו את איכות השירותים והבטיחו שהם עומדים בציפיות שלכם.
- אווירה: שימו לב לאווירה במקום והקפידו על התאמה למטרת האירוע ולסגנון האירוע שלכם. קחו בחשבון את העיצוב, התאורה והאווירה של המקום ובדקו האם הם תואמים את הנושא של האירוע שלכם.
- צוות ושירות: צרו אינטראקציה עם צוות המקום והעריכו את המקצועיות, ההיענות ושירות הלקוחות שלהם. בדקו האם הם מסוגלים להתאים לצרכים ולדרישות שלכם והאם הם מציעים שירותים נוספים או ליווי לאורך תכנון האירוע ובמהלכו.
- אוכל ושתייה: אין אירוע בלי אוכל. הקפידו לבדוק את אפשרויות האוכל והמשקאות באולם האירועים. קחו בחשבון את האיכות, המגוון והתמחור של האפשרויות הרלוונטיות עבורכם, וודא שהן עומדות במגבלות התזונה וההעדפות של האורחים שלכם.
ביקור באולמות אירועים והתחשבות בגורמים הללו, יאפשרו לכם לקבל החלטה מושכלת בנוגע לבחירת המקום הטוב ביותר לאירוע העסקי שלכם. הקפידו לרשום הערות, לשאול שאלות ולהשוות את האפשרויות שעומדות לרשותכם כדי להבטיח שתבחרו את המקום האידיאלי לצרכים ולדרישות של האירוע שלכם.
שלב 4: שקלו את העלויות
עלות היא גורם חשוב שיש לקחת בחשבון כאשר מפיקים אירועים עסקיים במרכז. לפני קבלת החלטה, חיוני שתהיה הבנה ברורה של העלויות הקשורות לכל מקום. זה יעזור לכם להישאר במסגרת התקציב ולהימנע מהוצאות בלתי צפויות.
להלן כמה גורמים שיש לקחת בחשבון בעת הערכת העלויות של אולמות אירועים פוטנציאליים:
- דמי שכירות ועלויות הסעדה: ישנם מקומות אירועים שמציעים חלל להשכרה בלבד. בדקו מהן עלויות ההשכרה, מהו החלל העומד לרשותכם והאם המחיר כולל עלויות נוספות עבור חריגה משעת הסיום או עבור תוספות אחרות.
במידה ואתם בוחרים באולם אירועים הכולל שירותי קייטרינג, חשוב להבין מה מחיר כל מנה, עלות מזנונים או כל סגנון הגשה שתבחרו. ודאו שהמחיר שאתם מקבלים תואם את התפריט הרצוי לכם. בדקו האם קיימות עלויות נוספות עבור אפשרויות קולינריות אחרות והאם עלות השכרת המקום והקייטרינג כוללת גם שירותי בר או שתיה.
- ציוד: אם אתם צריכים מערכות סאונד ותאורה או כל ציוד אחר, הקפידו להבין את העלויות הכרוכות בהשכרה או בשימוש בציוד של המקום. בדקו האם תצטרכו להביא ציוד באופן עצמאי שעשוי להיות כרוך בעלויות נוספות.
- עיצוב ותפאורה: אם אתם מתכננים לקשט את המקום, הקפידו להבין את העלויות הכרוכות בהשכרה או רכישת אלמנטים עיצוביים ותפאורה. מרבית מקומות האירועים מספקים עיצוב בסיסי או מספר אפשרויות עיצוב ללא תשלום נוסף. בדקו מה מספק כל אחד מהאולמות שמעניינים אתכם ומהם המחירים עבור אפשרויות עיצוב ותפאורה אחרות.
התחשבות בגורמים אלה,תאפשר לכם להבין היטב את העלויות הקשורות לכל מקום פוטנציאלי. זה יעזור לכם להיצמד לתקציב שהגדרתם מראש ולהימנע משלל הוצאות בלתי צפויות. זכרו שבחירה במועדים שאינם מבוקשים, עשויה לחסוך לכם לא מעט כסף בבחירת אולם האירועים המועדף עליכם.
שלב 5: קראו היטב את החוזה
לאחר שבחנתם את כל הפרמטרים השונים וסוף סוף בחרתם מקום לאירוע העסקי שלכם, הגיע הזמן להתקדם לחוזה בין הצדדים, כלומר – ביניכם לבין אולם האירועים הנבחר. חשוב לקרוא ולהבין היטב את החוזה לפני החתימה עליו. החוזה יתווה את תנאי ההסכם שלכם עם האולם ויסייע למנוע אי הבנות או מחלוקות שעלולות להתעורר. באמצעות חוזה מסודר תוכלו להבטיח שכל הפרמטרים שהסכמתם עליהם בעל פה, יהיו מעוגנים בכתב.
אלה מספר גורמים חשובים שיש לקחת בחשבון בעת בדיקת החוזה:
- הסכם שכירות: הסכם השכירות של אולם האירועים צריך לפרט בבירור את התאריך, השעה ומשך האירוע שלכם, כמו גם את החללים או האזורים הספציפיים שאתם עתידים לשכור.
- פרטי תשלום: בחוזה יש לציין את העלות הכוללת של השכרת המקום, את פריסת התשלומים וכל דרישות הפיקדון. ודאו שאתם מבינים את כל פרטי התשלום ושהם מתאימים לתקציב ולתוכנית הפיננסית שלכם.
- מדיניות ביטולים: בחוזה יש לציין את מדיניות הביטולים של המקום ואת כל העמלות הנלוות לכך במידה וביטול האירוע כרוך בתשלום. ודאו שאתם מבינים היטב את מדיניות הביטולים ושאתם מסכימים עם העמלות האפשריות.
- אחריות וביטוח: על החוזה לפרט את דרישות החבות והביטוח של המקום.
- שירותים וציוד נוספים: שימו לב שהחוזה כולל התייחסות לכל הפרטים שהוסכמו על שירותי הקייטרינג והציוד הניתן במקום. ודאו שהאפשרויות קולינריות שבחרתם מפורטות בחוזה, כמו גם אפשרויות השתיה, הציוד שנכלל באירוע וכל שירות אחר שניתן במקום. החוזה צריך לפרט את העלויות והתנאים של כל השירותים הללו.
על ידי קריאת החוזה בעיון תוכלו למנוע אי הבנות או מחלוקות עם אולם האירועים. הקפידו לשאול שאלות בנוגע לפרטים שאינם מבינים לגמרי ואל תחששו לשוחח ולדון בכל תנאי או סעיף שאינכם מרגישים איתו בנוח.
ולקינוח – הנה כמה טיפים נוספים שכדאי לזכור:
- צרו קשר עם איש הקשר שלכם במקום האירוע וודאו שהוא מבין היטב את הצרכים והדרישות של האירוע שלכם.
- בדקו אם במקום יש הגבלות או תקנות שאתם צריכים להיות מודעים אליהן, כמו הגבלות רעש או מדיניות הסעדה מסוימת.
- קחו בחשבון את נגישות המקום לאורחים עם מוגבלות וערכו את הסידורים הנדרשים במידת הצורך.
- אל תשכחו לתקצב הוצאות נוספות, כגון קישוטים, מיתוג ציוד או הסעות לאורחים.
בחירה נכונה של אולם אירועים היא קריטית להצלחת האירוע העסקי שלכם. על ידי ביצוע שלבים אלה והתחשבות בכל הגורמים הדרושים, תוכלו לבחור את המקום האידיאלי לאירוע העסקי שלכם שמתאים בדיוק לסגנון, ליעדים ולתקציב העומד לרשותכם.
עם תכנון קפדני ותשומת לב לפרטים, תוכלו להבטיח אירוע בלתי נשכח ומוצלח העונה על המטרות והיעדים שלכם ומעניק לאורחים שלכם חוויה נפלאה.
אירועים עסקיים בלורנס
אם אתם מחפשים אולם לאירוע עסקי ביפו, הגעתם למקום הנכון. הלורנס הוא אולם אירועים ייחודי ויפייפה הממוקם במבנה יפואי עם נוף מרהיב לעיר ולים התיכון. המיקום הנהדר של הלורנס מעניק אפשרויות הגעה נוחות ונגישות באמצעות תחבורה ציבורית וקרבה לצירי תנועה מרכזיים שמחברים את כל חלקי הארץ.
המקום מספק ציוד מתקדם ואיכותי, שירותי קייטרינג מהשורה הראשונה וכל מה שאתם צריכים לאירוע עסקי מושלם.
פנו אלינו כדי לתכנן ולהפיק בהצלחה את האירוע הבא שלכם.
