מקום לאירוע חברה

כאשר מתכננים אירוע עסקי, אחת ההחלטות החשובות ביותר היא בחירת המקום המתאים. המקום הנבחר לא מהווה רק רקע לאירוע – הוא יוצר את האווירה, משפיע על שיקולים לוגיסטיים, ובעיקר – משאיר חותם משמעותי על המשתתפים. מתוך מגוון רחב של אפשרויות, העיר יפו עולה כמועמדת מובילה הודות לאופייה ההיסטורי והקוסמופוליטי והמיקום המעולה והמרכזי שלה.

במאמר זה נעמיק בשיקולים הרבים שכדאי לקחת בחשבון בבחירת אולם אירועים לאירוע חברה, ונסקור את כל היתרונות שיפו מספקת לאירועים עסקיים.

זכרו שהמקום שאתם בוחרים לאירוע צריך לשקף את ערכי הארגון וסדר העדיפויות שלו. האולם הנכון יתקשר את החזון של האירוע, יעודד אינטראקציה בין המשתתפים, ולעיתים אף יהפוך לקטליזטור ליצירת רגעים בלתי נשכחים. למעשה, המקום בו אתם עורכים את האירוע יוצר את הבמה לדינמיקה הבינאישית, לקשרים חברתיים ולתהליכים העסקיים שיתרחשו באירוע.

לכן כשאתם ניגשים לבחור מקום לאירוע חברה ביפו, חשוב שתשקלו את הקריטריונים הבאים:

1.מיקום ונגישות

יפו נמצאת במיקום אסטרטגי מרכזי בלב גוש דן, המקנה לה יתרונות נגישות בלתי מבוטלים. ראשית, מדובר בעיר מטרופולינית גדולה המחוברת ישירות לתל אביב, מה שמאפשר הגעה קלה ומהירה מכל רחבי האזור. שנית, יפו ממוקמת על צירי תחבורה ראשיים כגון כביש 1, כביש 20 וכביש 4, וישנן דרכי גישה רבות אליה הן ברכב פרטי והן בתחבורה ציבורית. כל אלה הופכים את יפו לנגישה ביותר עבור משתתפים המגיעים הן מתוך גוש דן והן מחוצה לו, תוך חיסכון משמעותי בזמני נסיעה והקלה על ההגעה לאירוע.

2.ניצול חלל אופטימלי

בעת בחירת אולם אירועים, ישנה חשיבות רבה ליצירת איזון מיטבי בין תחושת נוחות ורווחה לבין ניצול יעיל של החלל. מצד אחד, המקום צריך להיות מספיק גדול על מנת לאפשר תנועה חופשית ואוורור מספק עבור מספר המשתתפים המתוכנן. אולם גדול מדי עלול ליצור תחושה של ריקנות המשפיעה על האווירה. לכן יש למצוא את הגודל האופטימלי שיאפשר למשתתפים לשהות בנוחיות מבלי להרגיש צפופים מדי או מבודדים מדי. כמו כן, גודל האולם צריך לאפשר אינטראקציות חברתיות נוחות וטבעיות בין המשתתפים – למשל על ידי יצירת פינות ישיבה נעימות, מתחמי עמידה ושיחה וחלל מתאים להפסקות קפה ואוכל. האיזון המיטבי יאפשר חוויית משתתפים מושלמת.

3.יצירת האווירה הרצויה

יפו, על מכלול המבנים הארכיטקטונים הישנים והחידושים העכשוויים שלה, מספקת מגוון מקומות מיוחדים, חמימים ומלאי תחכום ומשמעות היסטורית. כל אלו יוצרים תפאורה שמוסיפה עומק לכל אירוע.

4.הישארות בגבולות התקציב

התנהלות פיננסית חכמה לא אומרת שעליכם להתפשר על איכות. ביפו תוכלו למצוא שלל מקומות של המתאימים לתקציבים שונים. בדקו הוצאות נסתרות פוטנציאליות, כגון השכרת ציוד, דמי שירות נוספים ועוד, כדי להבטיח שקיפות ושאתם מודעים היטב להוצאות הצפויות לכם.

5.שיקולים קולינריים

המוניטין של יפו כמרכז קולינרי הולך לפניה. הזמינות של אפשרויות מזון ומשקאות מגוונות ואיכותיות יכולה לשפר באופן דרמטי את חוויות המשתתפים, לכן עליכם לוודא שההיצע הקולינרי במקום האירועים הנבחר מעולה ושקיימות אפשרויות איכותיות עבור בעלי אלרגיות והעדפות תזונתיות שונות.

6.עמידה בדרישות הטכנולוגיות

אירועים עסקיים מודרניים מחייבים רמה גבוהה של תמיכה טכנולוגית. ראשית, יש לוודא שקיים במקום אינטרנט אלחוטי מהיר ויציב המאפשר שימוש שוטף במחשבים ניידים, טלפונים ומכשירים אחרים. בנוסף, ודאו שקיים באולם צוות טכני מקצועי הזמין לספק תמיכה שוטפת ופתרון בעיות מיידי במשך כל האירוע.

7.תשתית מתאימה להופעות, הרצאות ובידור 

בהמשך ישיר לסעיף הקודם – אירועים עסקיים רבים כוללים הופעות, נאומים או קטעי בידור כחלק מתוכנית האירוע. לכן חשוב לוודא כי המקום שנבחר מציע תשתית מתאימה לכך. בדקו האם קיימים איזור או במה מתאימים להופעות והרצאות עם מערכת תאורה והגברה המספקות חוויה מיטבית בכלל רחבי האולם. בנוסף, בחנו את איכות האקוסטיקה בחלל כדי שרעשי רקע לא יפריעו לאירוע שלכם. גם זמינות של ציוד נלווה כמו מיקרופונים, מסכי וידאו ומערכות מולטימדיה יכולה לסייע לכם בהפקת אירוע מושלם.

8.דגש על בטיחות

בטיחות צריכה להיות בראש סדרי העדיפויות שלכם. לכן כשאתם בודקים אולמות ביפו, ודאו שישנם אמצעי בטיחות מקיפים, כולל פרוטוקולי חירום, צוות מיומן ומתקני עזרה ראשונה. כל אלו חיוניים להבטחת אירוע בטוח וראש שקט.

9.שימו לב לפרטים הקטנים בחוזה

הבנה ברורה של חוזה עם מקום האירוע יכולה למנוע סיבוכים בלתי צפויים. בדקו היטב תנאים הקשורים לביטולים, חבות פוטנציאלית לנזק וחריגה מהזמן המוסכם.

10.אפשרויות לינה ואירוח

אם אתם מתכננים אירוע בן יותר מיום אחד, משתתפים רבים יצטרכו ללון בקרבת מקום. במקרה כזה חשוב לוודא שיש מגוון מקומות אירוח ובתי מלון בקרבת אולם האירועים הנבחר. זה יאפשר למשתתפים לבחור את מקום האירוח המתאים ביותר לצרכים ולתקציב שלהם ויגדיל את מספר המשתתפים באירוע. בכל הנוגע למקומות אירוח, מקום לאירוע חברה ביפו מספק יתרון משמעותי בזכות בתי המלון הרבים שנמצאים בעיר ובתל אביב הסמוכה. 

יפו: אין עוד עיר כזאת

אירוח אירוע חברה ביפו מספק הרבה יותר מפתרונות לוגיסטיים; זוהי הזדמנות מושלמת לערוך אירוע במקום בו היסטוריה, תרבות ומודרניות משתלבות זו בזו וליהנות ממיקום מרכזי ונגיש, סביבה מעניינת, צבעונית ויפייפה והמון אפשרויות לאירוח, בילוי ופנאי עבור האורחים שלכם.

אולם האירועים הלורנס מספק חוויית אירוח בלתי נשכחת לכל משתתף ומשתתפת. הלורנס ממוקם במבנה יפואי אותנטי ויפה ומספק חלל מעוצב היטב ומרפסת ממנה אפשר להקיף על נוף מרהיב לעיר ולים התיכון. 

רוצים לשמוע יותר על האירועים העסקיים שלנו? צרו איתנו קשר. 

התכנון וההפקה של אירוע חברה מוצלח, הם אינם משימה פשוטה. בדרך כלל, מדובר בתהליך בין מספר חודשים, המורכב מכמה שלבים וממגוון שלבים ארגוניים. מהם המהלכים החשובים ביותר בתהליך? 

לעתים קרובות, אירועי חברה ואירועים עסקיים ניזמים במטרה לתקשר את אסטרטגיית החברה, לשנות התנהגות פנימית בחברה, להשיק מוצר או שירות, להניע, להכשיר או לתגמל עובדים, או להשפיע על ההתנהגות החיצונית של הלקוחות כלפי המותג.

במקרים רבים, הם מפגישים בין עובדי החברה, תומכים ביוזמות שיווק או בהגדלת טוו המכירות, מעודדים הישגי צוות או פשוט כמשמעו – מהווים פעילות משעשעת ומבדרת עבור העובדים, בכירים או זוטרים.

התכנון וההפקה של אירוע חברה מוצלח, הם אינם משימה פשוטה. בדרך כלל, מדובר בתהליך בין מספר חודשים, המורכב מכמה שלבים וממגוון שלבים ארגוניים.

השלב הקריטי ביותר: הבנת והגדרת תקציב האירוע

היקף התקציב עשוי להשפיע על כל היבט של הפקת האירוע. החל מבחירת המקום לאירוע חברה ומערכת ההגברה, ועד לאיכות הקייטרינג, רמת התוכנית האומנותית, האמצעים הטכנולוגיים ואנשי הצוות שיתפעלו את האירוע.

בשלב זה יש לבחון האם מאזן התקציב שלכם כולל הוצאות בלבד, או האם צפויות גם הכנסות דוגמת נותני חסות, פרסומות  או פורמטים אחרים של הכנסות חיצוניות?

האם כבר הפקתם אירוע בסדר גודל זהה ועם מאפיינים דומים? אם כן, השתמשו בתקציב הקודם כדי לקבוע את נתוני הפתיחה ואת הבסיס לתקציב הנוכחי, אך לצד זאת, קחו בחשבון משתנים כמו צרכים שהשתנו, עליית מחירים ועוד.

נתונים מתקציבי העבר יכולים להיות שימושיים כדי לקבל תמונה ברורה יותר של כמה ספקים מסוימים יגבו. השתמשו באלה כקנה מידה שיאפשר לכם להבטיח שלא יגבו מכם יותר, כאשר תפנו לספקים לקבלת הצעות מחיר ראשוניות.

עם זאת, כל תקציב אירוע זקוק לגמישות מובנית. הוצאות בלתי צפויות הן דבר שבשגרה, וגם עלויות הספקים משמשות כהערכה גסה, ולא כמחיר חקוק בסלע.

לחלק את התקציב לסעיפים

לאחר שסימתם עם פירוט העלויות של הספקים השונים, יש לערוך רשימה מקיפה של כל סעיפי התקציב הכלולים בהפקת האירוע, כולל עלות שכירת המקום, עלויות הגברה, תאורה ומקרנים, מזון ומשקאות, לינה ונסיעות, עלויות כוח אדם, הוצאות על  שיווק ופרסום, ועלויות שירותים שונים להם תזדקקו.

לצורך תכנון תקציב גדול או מורכב יותר, מומלץ להשתמש בממשק ייעודי לניהול אירועים ארגוניים, הכולל כלים ייעודיים לניהול תקציב אירועים. הדבר יבטיח איסוף מדויק של נתוני התקציב , יסייע לעקוב בקלות אחר הוצאות, להפיק דוחות תקציביים ולשקף גם את החזר ההוצאות של האירוע.

להבין לעומק – מהי מטרת האירוע?

התשובה לשאלה הזו, היא למעשה סוג של דרך ללכת מהסוף להתחלה, ולקבל הבנה עמוקה של התוצרים שאלו ששכרו את שירותיכם מקווים להשיג בסופו של דבר. באופן זה, תוכלו לתכנן את האירוע בצורה יעילה יותר, ואף לתקשר את הרעיונות שלכם בשפה שהלקוחות שלכם יבינו.

לאחר שהבנתם אם מטרת האירוע היא, למשל, לעורר מודעות למותג מסוים, לתקשר אסטרטגיה עסקית, לתגמל ולהניע, או להשיק מוצר או שירות חדש, תוכלו להציב יעדים, לוגם להגדיר את המדדים הנכונים כדי לעקוב אחר התוצאות. פרמטר זה יסייע גם להחליט מי יהיו המשתתפים באירוע, ואף להבין מהן הציפיות שלהם.

כאשר  מגדירים היטב יעדים לאירוע, התכנון, הקידום והעמידה בתקציב – הופכים להרבה יותר קלים.

בחירת המקום המתאים – המפתח להצלחת האירוע

כעת, פניכם אל אחד הצעדים הקריטיים והחשובים ביותר בתהליך ההפקה – איתור המקום המושלם לקיום האירוע. 

 גם עבור תהליך זה, הגדרה מדויקת ומפורטת של מטרות האירוע, עשויות לקדם אתכם מאוד לכיוון הנכון.  אולמות לאירועים עסקיים עשויים להיות שונים למשל ממקום שנועד למסיבות בלבד, כמו אולם חתונות. אף על פי שמקומות מסוימים, באדפטציה שונה, יכולים להתאים לכמה סוגי אירועים. 

כאמור, הגדרת היעדים תעזור כאן מאוד. אם, לדוגמא, הלקוחות שלכם מעוניינים להשאיר רושם מתמשך על לקוחות חשובים או פוטנציאליים, המקום יצטרך למלא את תפקידו ולספק גורם ״וואו״ בלתי נשכח.

גורמים נוספים שישפיעו על בחירת המקום כוללים כמובן את התקציב, הקיבולת, המיקום, הזמינות ופרמטרים שונים של לוגיסטיקה. הבנה ברורה של דרישות הלקוח ויעדי האירוע, תאפשר לכם לרכז מספק אופציות של מקומות פוטנציאליים, לשלוח בקשות להצעות מחיר ולהגיע לביקורים במקום, רצוי במהלך אירוע אחר.

מקומות מסוימים מציעים תמחור עונתי, כך שעלות ההשכרה עשויה להיות נמוכה יותר בתקופות מסוימות של השנה. יש לבדוק מהן העלויות עבור המקום שבחרתם בתאריך הרצוי. במידה ויש לכם גמישות מסוימת עם המועדים לאירוע, ייתכן שתוכלו להשיג מחיר טוב יותר במקום המועדף עליכם.

במידה והאירוע שלכם קצר מועד, הדבר יכול להפוך דווקא ליתרון. לעתים קרובות ניתן להשיג מחירים משתלמים באולמות אירועים, ״בדקה התשעים״. אם אתם מתכננים אירוע במועד רחוק יותר, שווה לתת צ׳אנס דווקא למקומות שבדיוק עוברים שיפוץ או כאלה שטרם נפתחו, ונמצאים בתהליך הקמה.

לסיכום, חשוב לזכור שאתם פועלים בשוק תחרותי מאוד, כלומר, הלקוחות שלכם, ובמיוחד אם מדובר בחברות הייטק מצליחות, פועלות בתחום תחרותי שמציב את העובדים בראש סדר העדיפויות, וניתן לומר שהמעסיקים מנהלים מלחמה של ממש כדי לגייס ולשמר את העובדים שלהם. לכן, כשמדובר בהפקת אירוע חברה המיועד לעובדי החברה, צריך לסגור את כל הפינות באופן מקצועי שלא ישאיר מקום לטעויות ולתקלות, לצד התוספת של האלמנט החמקמק הזה, ה״אקס פקטור״ שיהפוך את האירוע לייחודי, מקורי, מדהים ומרשים. כזה שלא יפסיקו לדבר עליו גם חודשים ארוכים לאחר סיומו. זו יכולה להיות הופעה אטרקטיבית במיוחד, עיצוב יוצא דופן, אוכל שווה ברמה גבוהה, די.ג׳יי מבוקש ועוד אטרקציות שישאירו את המשתתפים פעורי פה.