איך לבחור מקום לאירוע חברה: מדריך מקיף לתהליך ההפקה

התכנון וההפקה של אירוע חברה מוצלח, הם אינם משימה פשוטה. בדרך כלל, מדובר בתהליך בין מספר חודשים, המורכב מכמה שלבים וממגוון שלבים ארגוניים. מהם המהלכים החשובים ביותר בתהליך? 

לעתים קרובות, אירועי חברה ואירועים עסקיים ניזמים במטרה לתקשר את אסטרטגיית החברה, לשנות התנהגות פנימית בחברה, להשיק מוצר או שירות, להניע, להכשיר או לתגמל עובדים, או להשפיע על ההתנהגות החיצונית של הלקוחות כלפי המותג.

במקרים רבים, הם מפגישים בין עובדי החברה, תומכים ביוזמות שיווק או בהגדלת טוו המכירות, מעודדים הישגי צוות או פשוט כמשמעו – מהווים פעילות משעשעת ומבדרת עבור העובדים, בכירים או זוטרים.

התכנון וההפקה של אירוע חברה מוצלח, הם אינם משימה פשוטה. בדרך כלל, מדובר בתהליך בין מספר חודשים, המורכב מכמה שלבים וממגוון שלבים ארגוניים.

השלב הקריטי ביותר: הבנת והגדרת תקציב האירוע

היקף התקציב עשוי להשפיע על כל היבט של הפקת האירוע. החל מבחירת המקום לאירוע חברה ומערכת ההגברה, ועד לאיכות הקייטרינג, רמת התוכנית האומנותית, האמצעים הטכנולוגיים ואנשי הצוות שיתפעלו את האירוע.

בשלב זה יש לבחון האם מאזן התקציב שלכם כולל הוצאות בלבד, או האם צפויות גם הכנסות דוגמת נותני חסות, פרסומות  או פורמטים אחרים של הכנסות חיצוניות?

האם כבר הפקתם אירוע בסדר גודל זהה ועם מאפיינים דומים? אם כן, השתמשו בתקציב הקודם כדי לקבוע את נתוני הפתיחה ואת הבסיס לתקציב הנוכחי, אך לצד זאת, קחו בחשבון משתנים כמו צרכים שהשתנו, עליית מחירים ועוד.

נתונים מתקציבי העבר יכולים להיות שימושיים כדי לקבל תמונה ברורה יותר של כמה ספקים מסוימים יגבו. השתמשו באלה כקנה מידה שיאפשר לכם להבטיח שלא יגבו מכם יותר, כאשר תפנו לספקים לקבלת הצעות מחיר ראשוניות.

עם זאת, כל תקציב אירוע זקוק לגמישות מובנית. הוצאות בלתי צפויות הן דבר שבשגרה, וגם עלויות הספקים משמשות כהערכה גסה, ולא כמחיר חקוק בסלע.

לחלק את התקציב לסעיפים

לאחר שסימתם עם פירוט העלויות של הספקים השונים, יש לערוך רשימה מקיפה של כל סעיפי התקציב הכלולים בהפקת האירוע, כולל עלות שכירת המקום, עלויות הגברה, תאורה ומקרנים, מזון ומשקאות, לינה ונסיעות, עלויות כוח אדם, הוצאות על  שיווק ופרסום, ועלויות שירותים שונים להם תזדקקו.

לצורך תכנון תקציב גדול או מורכב יותר, מומלץ להשתמש בממשק ייעודי לניהול אירועים ארגוניים, הכולל כלים ייעודיים לניהול תקציב אירועים. הדבר יבטיח איסוף מדויק של נתוני התקציב , יסייע לעקוב בקלות אחר הוצאות, להפיק דוחות תקציביים ולשקף גם את החזר ההוצאות של האירוע.

להבין לעומק – מהי מטרת האירוע?

התשובה לשאלה הזו, היא למעשה סוג של דרך ללכת מהסוף להתחלה, ולקבל הבנה עמוקה של התוצרים שאלו ששכרו את שירותיכם מקווים להשיג בסופו של דבר. באופן זה, תוכלו לתכנן את האירוע בצורה יעילה יותר, ואף לתקשר את הרעיונות שלכם בשפה שהלקוחות שלכם יבינו.

לאחר שהבנתם אם מטרת האירוע היא, למשל, לעורר מודעות למותג מסוים, לתקשר אסטרטגיה עסקית, לתגמל ולהניע, או להשיק מוצר או שירות חדש, תוכלו להציב יעדים, לוגם להגדיר את המדדים הנכונים כדי לעקוב אחר התוצאות. פרמטר זה יסייע גם להחליט מי יהיו המשתתפים באירוע, ואף להבין מהן הציפיות שלהם.

כאשר  מגדירים היטב יעדים לאירוע, התכנון, הקידום והעמידה בתקציב – הופכים להרבה יותר קלים.

בחירת המקום המתאים – המפתח להצלחת האירוע

כעת, פניכם אל אחד הצעדים הקריטיים והחשובים ביותר בתהליך ההפקה – איתור המקום המושלם לקיום האירוע. 

 גם עבור תהליך זה, הגדרה מדויקת ומפורטת של מטרות האירוע, עשויות לקדם אתכם מאוד לכיוון הנכון.  אולמות לאירועים עסקיים עשויים להיות שונים למשל ממקום שנועד למסיבות בלבד, כמו אולם חתונות. אף על פי שמקומות מסוימים, באדפטציה שונה, יכולים להתאים לכמה סוגי אירועים. 

כאמור, הגדרת היעדים תעזור כאן מאוד. אם, לדוגמא, הלקוחות שלכם מעוניינים להשאיר רושם מתמשך על לקוחות חשובים או פוטנציאליים, המקום יצטרך למלא את תפקידו ולספק גורם ״וואו״ בלתי נשכח.

גורמים נוספים שישפיעו על בחירת המקום כוללים כמובן את התקציב, הקיבולת, המיקום, הזמינות ופרמטרים שונים של לוגיסטיקה. הבנה ברורה של דרישות הלקוח ויעדי האירוע, תאפשר לכם לרכז מספק אופציות של מקומות פוטנציאליים, לשלוח בקשות להצעות מחיר ולהגיע לביקורים במקום, רצוי במהלך אירוע אחר.

מקומות מסוימים מציעים תמחור עונתי, כך שעלות ההשכרה עשויה להיות נמוכה יותר בתקופות מסוימות של השנה. יש לבדוק מהן העלויות עבור המקום שבחרתם בתאריך הרצוי. במידה ויש לכם גמישות מסוימת עם המועדים לאירוע, ייתכן שתוכלו להשיג מחיר טוב יותר במקום המועדף עליכם.

במידה והאירוע שלכם קצר מועד, הדבר יכול להפוך דווקא ליתרון. לעתים קרובות ניתן להשיג מחירים משתלמים באולמות אירועים, ״בדקה התשעים״. אם אתם מתכננים אירוע במועד רחוק יותר, שווה לתת צ׳אנס דווקא למקומות שבדיוק עוברים שיפוץ או כאלה שטרם נפתחו, ונמצאים בתהליך הקמה.

לסיכום, חשוב לזכור שאתם פועלים בשוק תחרותי מאוד, כלומר, הלקוחות שלכם, ובמיוחד אם מדובר בחברות הייטק מצליחות, פועלות בתחום תחרותי שמציב את העובדים בראש סדר העדיפויות, וניתן לומר שהמעסיקים מנהלים מלחמה של ממש כדי לגייס ולשמר את העובדים שלהם. לכן, כשמדובר בהפקת אירוע חברה המיועד לעובדי החברה, צריך לסגור את כל הפינות באופן מקצועי שלא ישאיר מקום לטעויות ולתקלות, לצד התוספת של האלמנט החמקמק הזה, ה״אקס פקטור״ שיהפוך את האירוע לייחודי, מקורי, מדהים ומרשים. כזה שלא יפסיקו לדבר עליו גם חודשים ארוכים לאחר סיומו. זו יכולה להיות הופעה אטרקטיבית במיוחד, עיצוב יוצא דופן, אוכל שווה ברמה גבוהה, די.ג׳יי מבוקש ועוד אטרקציות שישאירו את המשתתפים פעורי פה.