הפקת אירועים עסקיים: איך להפוך אותם למסיבות בלתי נשכחות?

אם בעבר, הקונוטציה של אירוע עסקי היתה בכיוון של כנס מעונב ומשמים, הרי שהיום מדובר באירועים מסיבתיים ומבדרים, ובמיוחד כשמדובר באירועי חברות הייטק צעירות. קווים מנחים להפקת אירוע עסקי מוצלח

אירועים עסקיים הם כבר מזמן לא רק כנסים מעונבים ומשמימים, הנפתחים בפרק מינגלינג קצר ואחריו מצגות הגורמות לפיהוק. תחום אירועי החברה והפקת האירועים העסקיים תפס תאוצה בשנים האחרונות, כאשר מנהלי חברה רבים הבינו שיש באירועים אלו צורך ותרומה רבה להצלחת העסק, בין שמדובר באירוע עבור עובדי החברה עצמם, שמעודד אותם להמשיך להתמיד ולהצליח בעבודתם, ובין שמדובר באירוע שניזם במטרה שיווקית-עסקית, כלומר הופק על מנת לפרסם את העסק בקרב דמויות חשובות. אירועים כאלה, במיוחד המושקעים, המהנים והמעניינים שבהם, עשויים למנף את הצלחתה של חברה לאין שעור, ולא במקרה, בעלי חברות החלו לשחרר יותר ויותר משאבים ותקציבים לצורך הפקתם.

כללי אצבע בהפקת אירוע עסקי מוצלח

כאשר מתחילים בבניית תוכנית ההפקה של אירוע עסקי, יש לתת את הדעת למספר היבטים חשובים, שחייבים גם לפעול יחד בהרמוניה ולהתאים זה לזה באופן מדויק, ולחבור לאירוע קוהרנטי, המציע חוויה אחידה והוליסטית, ואם אפשר גם מקורית ויוצאת דופן, על מנת שתיזכר בקרב המשתתפים לאורך זמן ותהיה בעלת אפקט משמעותי. 

לוקיישן מתאים כבר מקדם אתכם בחצי הדרך להצלחת האירוע

לאולם האירועים בו יתקיים האירוע שאתם מפיקים יש חשיבות רבה בהצלחתו, כאשר יש לשים את הדגש על שני פרמטרים עיקריים בבחירתו. ראשית, עשו ככל יכולתכם לבחור אולם הממוקם במיקום מרכזי ונוח להגעה עבור כלל המוזמנים ברשימה. לא מספיק שהמתחם יהיה ממוקם בנקודה מרכזית על המפה, אלא גם שחובה עליכם המפיקים לדאוג מבעוד מועד להסדרי חנייה נוחים ולהיבטים של נגישות. זיכרו שבמקרה שהתרשלתם דווקא בחלק זה של האירוע, אתם מסתכנים בפגיעה משמעותית בחוויה של האורחים, שלא מוצאים את האולם ו/או מסתובבים פרק זמן ממושך מדי בחיפוש חנייה, מה שעלול לסחוט עצבים ואף לגרום לאיחור בהגעה.

אולם אירועים שמתאים בדיוק לאופי ולגודל האירוע

הפרמטר השני החשוב לא פחות, הוא כמובן לדאוג שהאולם יתאים באופן מדויק לאופי האירוע ולמטרותיו השונות. בשלב הזה יש לקחת בחשבון מגוון פרמטרים לרבות כמות המשתתפים, שעת האירוע, התוכנית האומנותית, הקונספט שהלקוחות שלכם מעוניינים להחיל עליו ועוד. הגודל, העיצוב והסגנון של המקום חייבים להתאים לאירוע בדיוק, ואנחנו לא ממליצים להתפשר בחלק הזה, מאחר וכאמור הוא קריטי עבור ההצלחה של האירוע. לדוגמא, אם צפויים להשתתף באירוע עד ל-200 מוזמנים, אנחנו ממליצים לחפש מקומות לאירועים קטנים, מאחר וגם אם יש לכם תקציב גמיש, מעט משתתפים בתוך שטח גדול מדי, עלול לגרום לאווירה ריקנית ודיס הרמוניה בין האורחים. כמו כן, עליכם להבין בדיוק את מאפייני המשתתפים הכלליים, כמו גילאים ותפקידים בעבודה, על מנת לבחור את המקום בסגנון המתאים ביותר.

גיבוש קונספט לאירוע כבר בשלבי ההפקה הראשוניים

אחד הטרנדים החזקים בתחום האירועים בכלל ובתחום האירועים העסקיים בפרטי, הוא אירועי קונספט. הכוונה היא להפיק אירוע שכל האלמנטים בו מתוכננים בסגנון מסוים מאוד, והם גם מתכתבים זה עם זה כמובן. למשל, אירוע חברה בקונספט של מסיבת דיסקו, כאשר כל האולם מעוצב באופן מתאים, לרבות נצנצים, פאייטים, כדורי דיסקו, גופי תאורה מתאימים ואפילו וידאו ארט המוקרן על הקירות. כמובן שגם המוזיקה ואפילו המשקאות והאוכל צריכים להתאים לקונספט. הגדרת הקונספט לאירוע עלולה להיראות כצעד זניח במסגרת ההפקה, וככזה שניתן לגבש בשלבים האחרונים, לאחר איתור האולם, הזמנת הקייטרינג וכו’. אך זוהי טעות, מאחר ואם רוצים שכל המרכיבים של האירוע יתאימו לקונספט, חייבים להפוך את הסדר וקודם כל להגדיר את אופי ונושא האירוע. מיד לאחר מכן לבחור אולם מתאים, להנחות את מעצבי האירוע בהתאם, לבחור בר אלכוהול וחברת קייטרינג בהתאם וכו’. למעשה, הקונספט שהגדרתם יכול וצריך להנחות אתכם בכל בחירה שתעשו במסגרת הפקת האירוע.

הטרנדים החמים בתחום האירועים העסקיים

כאמור, אירועים עסקיים הופכים ליותר ויותר פופולריים, וגם התחרות בתחום גוברת, כאשר כל מפיק רוצה להיות חתום על אירוע יותר מקורי, יותר מפואר, יותר מפתיע ומהנה מזה של חבריו, וכך מסתמנים כל מיני טרנדים ומגמות בתחום, שכדאי להכיר. 

אחד הטרנדים, בהמשך ישיר לסעיף הקודם, הוא אירועי קונספט. הכוונה לאירוע בנושא, באווירה ובסטייל מאוד מסוים ומובהק, שלעתים אפילו כולל דרס קוד למשתתפים, על מנת להכניס אותם אפילו עוד יותר לאווירה. זה יכול להיות מסיבת דיסקו, זה יכול להיות אירוע באווירה טרופית כמו מסיבת חוף בתאילנד וזה יכול להיות אירוע בראנץ’ רגוע ומפנק – כל אירוע צריך להיבחן לכשעצמו ויש להתאים לו את הקונספט באופן אינדיבידואלי.

טרנד נוסף שמתחיל להסתמן כ”מאסט” באירועי חברה, הוא תוכנית אומנותית הכוללת הופעה שווה של אמנים אטרקטיביים ורלוונטיים. זו יכולה להיות הופעת רוק של אחד האמנים שנמצאים כרגע בשיא (הכל תלוי תקציב), זו יכולה להיות הופעת סטנד אפ קורעת, שתעלה הרבה חיוכים בקהל, ובמקרים אחרים לגמרי – זו יכולה להיות הרצאה מרתקת, שתשאיר לאורחים הרבה חומר למחשבה גם לאחר האירוע.

כמו כן, מגמה נוספת שהולכת וגוברת בשנים האחרונות סובבת סביב עניין הקולינריה והמשקאות האלכוהוליים באירועים עסקיים. אם בעבר, מפיקים היו מזמינים חברות קייטרינג באופן עיוור ובעיקר בהתאם לתקציב, הרי שהיום כולם מחפשים איך להפתיע ולרגש גם בגזרה הזו. מנות מתוחכמות וטרנדיות, בעיקר בקונספט של מתאבנים ומנות ראשונות, הפכו להיות אלמנטריות באירועים מסוג זה, ולא פעם גם מפנקים את האורחים עם בר אלכוהול עשיר וקוקטיילים מושקעים שמרימים את האווירה.