מה לבדוק כשמחפשים אחר אולמות אירועים במרכז?

מציאת המקום המתאים לאירועים עסקיים, עלולה להיות אתגר. עם זאת, ישנם מספר קיצורי דרך, ושאלות חשובות שיש להפנות אליהן את הזרקור, ואלו יסייעו לכם לחסוך זמן ולפעול ביעילות

מציאת המקום המתאים לאירועים עסקיים, כמו גם לחתונות ולשאר סוגי האירועים ההמוניים, עלולה לגזול לא מעט מזמנכם. עם זאת, ישנם מספר קיצורי דרך, ושאלות חשובות שיש להפנות אליהן את הזרקור, ואלו יסייעו לכם לחסוך זמן, לפעול ביעילות, ובסופו של דבר – למצוא את המקום המתאים ביותר לאירוע שלכם. כזה שלא רק יכיל את המפגש בצורה מניחה את הדעת, אלא גם יהווה מעין קרש קפיצה שישדרג את האירוע מבעוד מועד, ויציע את הפסיליטיז המתאימים והנוחים ביותר, לצד האווירה הנכונה שאתם שואפים לייצר.  

 

לקראת תהליך בחירת המקום לאירוע אותו אתם מפיקים, יש לערוך מחקר מסוים וממוקד, תוך ​​שאתם לוקחים בחשבון את הפרמטרים החשובים, שיכוונו אתכם לעבר הבחירה הנכונה. 

 

מתי להתחיל לחפש מקום?

 

בקצרה – כמה שיותר מוקדם יותר טוב. לאחר שתבינו היטב ולעומק את שלושת הגורמים האלו: תקציב, היקף משוער של משתתפים וגודל השטח הנדרש, תוכלו להתחיל בחיפוש אחר מקום.

 

באופן אידיאלי, מומלץ להזמין ולשריין את המקום לפחות שמונה חודשים מראש, על מנת  שיהיה לכם מספיק זמן לתכנן ולדאוג לדברים קריטיים אחרים, כמו מערכת הגברה איכותית, בניית התוכנית, הקמת אתר אינטרנט לאירוע, התחלת מכירת כרטיסים, יצירת קשר עם המשתתפים ועוד.

 

אילו פרמטרים חשוב לקחת בחשבון כשמחפשים מקום?

 

מיקום

 

סביר להניח שאנחנו לא ממש מחדשים לכם עם הסעיף הזה, אבל חשוב להבין עד כמה מדובר בפרמטר קריטי להצלחת האירוע. מומלץ כמובן לחפש מקום במרחק סביר ממגורי המשתתפים או ממקומות העבודה של רוב המוזמנים. אם אתם רוצים ללכת על בטוח, חפשו אולמות אירועים במרכז הארץ, אם כי חשוב לקחת בחשבון גורמים שונים כמו פקקים, תחבורה ציבורית נגישה וכמובן חניה.

 

אם אתם מעוניינים להפחית את הסיכוי שהמשתתפים יאחרו לאירוע, ספקו להם כמה שיותר מידע מדוייק לגבי המיקום, כאשר כמובן הכי טוב זה להעביר להם ניסוח מדוייק שיוכלו להזין ב"ווייז". כמו כן, דאגו לספק להם כמה שיותר מידע על חניה, הסעות מאורגנות לאירוע, תחבורה ציבורית ועוד. אם המקום נמצא בתוך מתחם גדול ואמורפי, חשוב לדאוג גם לשילוט גדול, בולט וקריא.  עבור אירועים כמו תערוכות וכנסים, בהם יש דוכנים רבים וכדומה, כדאי לחשוב על אופציה של עיצוב מפה פנימית לנוחות הניווט באירוע.

 

חניה

 

בדקו האם יש במקום חניון או שירות חניה. מקום עם מגרש חניה צמוד הוא החומר ממנו עשויים חלומות. אבל אם זה לא המקרה, בדקו אם יש חניונים בקרבת מקום, שהמשתתפים יכולים לגשת אליהם בקלות ולהשתמש בהם. אם אין חניה זמינה, לא מדובר בביש מזל מוחלט, אלא שיש  כמה אלטרנטיבות:

 

• ניתן להזמין חניונים בקרבת מקום עבור המשתתפים, ולכלול את העלות במחירי הכרטיסים, או לבקש מהמשתתפים לשלם כאשר הם חונים.
• לעתים ניתן להשיג קוד הנחה למוניות, דרך חברות כמו GETT ו-יאנגו, במיוחד למשתתפי האירועים. ניתן לנהל עם החברות הללו משא ומתן כדי להגדיר את ההנחה ולהפיץ את קוד ההטבה למשתתפים.
• ארגנו למשתתפים הסעה מרוכזת. זו תהיה גם הזדמנות טובה עבורם ליצור אינטראקציה ונטוורקינג זה עם זה.
• אם מדובר באירוע יוקרתי, כמו גאלה או טקס הענקת פרסים גדול, שווה לשקול שירות חניה לאירוע, גם אם המקום לא מציע זאת.

 

מהי הקיבולת של המקום והאם ישנה הגבלה של מינימום משתתפים?

 

חשוב להבין מראש את קיבולת המקום ואת פריסת החדרים בשטח, מכמה סיבות. ראשית, נניח שהיקף המוזמנים המשוער הוא 500 איש, חלל עם קיבולת של 250 איש כמובן לא יתאים לצורך העניין, והם לא יוכלו להתנהל בו בנוחות. שנית, יש קודי בטיחות וכיבוי אש, שהמקום צריך לעמוד בהם.

 

כמו כן, יש לבדוק אם המקום מציע אוכל ו/או משקאות ומגדיר סכום מינימום לחיוב על מזון ומשקאות .במידה ואתם מעריכים כי תזדקקו ליותר מנות ממה שהמקום דורש, זה אומר שאתם תהיו לקוחות מצוינים עבור אולם האירועים. במקרה כזה, תוכלו להתמקח ולהשיג כל מיני הטבות, כמו שירות WIFI חינם וכו', במידה וההוצאות שלכם במקום יגיעו לסכום מסוים. 

 

גמישות חוזה וכוח עליון

 

קבלת חוזה רשמי מבעלי המקום היא חובה, מאחר והדבר האחרון שאתם רוצים שיקרה, הוא שתצטרכו לשנות את המקום בו האירוע יתקיים, לאחר שכבר סגרתם (באופן בלתי רשמי). עם זאת, עם אי הוודאות הגדולה שמאפיינת את עידן המגיפה, מומלץ לנהל משא ומתן ולהשיג תנאי חוזה גמישים מאולם האירועים, מכיוון שהאירוע שלכם עלול להידחות או להתבטל בגלל גורמים בלתי צפויים. לדוגמה, צו נעילה או אסון טבע עשויים למנוע מאנשים להשתתף באירוע שלכם גם אם הם נרשמו. אם המקום כולל סעיף כוח עליון, ניתן לבדוק אם הם יכולים להוסיף סעיף הקשור לקורונה, שיגן עליכם מפני אובדן כל המקדמה שהפקדתם אצלם.

 

בחירת הקייטרינג בהתאם למקום

 

האם במקום יש מטבח פעיל והאם הוא יכול לספק שירותי קייטרינג עבור האירוע? אם כן, לעתים קרובות מקומות לאירועים מוותרים על תשלום בגין הפסיליטיז של המטבח, וגובים רק מקדמה יחד עם עלות האוכל לכל משתתף. מקומות ללא מתקני מטבח עשויים לקיים שיתוף פעולה עם ספקים שונים, לרבות חברות קייטרינג, המורגלות בעבודה מול המנהלים ובפעילות ספציפית במתקני המקום, ולכן כדאי להעדיף אותם עם פני אחרים. כמובן שיש לבדוק מבעוד מועד את איכות המנות של הספקים שהמליצו לכם עליהם מטעם המקום, תוך שאתם זוכרים שהמטרה העיקרית היא לדאוג לחוויית המשתתפים הטובה ביותר.