אולמות לאירועים עסקיים

מיקום מרכזי ונגיש הוא המפתח לאירוע עסקי מוצלח. ישנם פרמטרים רבים שמשפיעים על הצלחת האירוע שלכם. אחד מהם הוא ללא ספק המיקום שתבחרו. בחירת אולם אירועים במיקום מרכזי תגדיל באופן משמעותי את רשימת האורחים שלכם ותיצור חוויה טובה יותר עבורם. 

ברשימת המשימות שתעמוד לרשותכם בתכנון והפקת האירוע, חשוב שתשבצו את בחירת אולם האירועים האולטימטיבי בראש הרשימה. בחירה נכונה של אולם אירועים תשפיע באופן משמעותי על כל מהלך האירוע ועל הצלחתו.

ישנם מספר פרמטרים שעליכם לשים לב אליהם כאשר אתם בוחרים אולם אירועים לאירוע עסקי:

• נגישות – נסיעות, תחבורה ציבורית וחניה
• טכנולוגיה – אמצעים טכנולוגיים מתקדמים ו-WIFI
• לינה – מקומות אירוח ולינה קרובים למקום האירוע
• מזון ומשקאות – אוכל משובח ובר משקאות איכותי
• מוזיקה ובידור – מערכת הגברה ואמצעים להשמעת מוזיקה מצוינת 
• גודל האולם – בחירה באולם אירועים שמתאים לכמות האורחים שלכם 

גודל האולם

כמה אנשים ישתתפו באירוע שלכם? מספר האורחים הצפוי להיות באירוע יסייע לכם בצמצום האפשרויות שלכם. ברגע שתהיה לכם רשימת מוזמנים מוערכת, תוכלו לדעת מהו גודל האולם הדרוש לכם. אם אתם מתכננים אירועי עסקי מצומצם, עליכם למקד את החיפוש אחר מקום אירועים שמתאים בגודלו למספר האורחים שלכם ועם זאת, שלא יהיה צפוף. אם אתם זקוקים לחללים נפרדים עבור הרצאות או סדנאות למשל, חפשו מקום אירועים שמתאים לדרישות שלכם.

מומלץ שלא לבחור אולם אירועים גדול כאשר אתם מתכננים אירוע בוטיק. אולם גדול מידי עשוי ליצור תחושה דלילה באירוע. התאמת מקום האירוע למספר האורחים שלכם חשובה כדי ליצור את האווירה הנכונה. 

נסיעות ונגישות

קחו בחשבון את הגישה של האורחים שלכם למקום האירוע. אם האורחים שלכם אמורים להגיע ממקומות שונים ברחבי הארץ, חשוב שתחפשו אולמות לאירועים עסקיים במרכז על מנת שהם יוכלו להגיע בקלות ובמהירות מכל מקום. שימו לב גם לתחבורה ציבורית באזור מקום האירועים. אורחים רבים עשויים להעדיף הגעה בתחבורה ציבורית כמו אוטובוסים ורכבות. ודאו שישנה תחבורה ציבורית טובה בקרבת מקום האירוע כדי לאפשר לאורחים שלכם להגיע בנוחות מירבית ולהעניק להם חוויה טובה יותר. 

אם יש לכם מוזמנים שאמורים להגיע מחו"ל, ישנה חשיבות עליונה למציאת אולם אירועים באזור המרכז, בקרבת שדה התעופה. סביר להניח שהאורחים שלכם ירצו ללון באיזור המרכז ולכן חשוב לשמור על קירבה לשדה התעופה ולמצוא מקום אירועים במיקום מרכזי שיאשר לה םלהגיע בקלות ובנוחות לאירוע שלכם. 

בנוסף לכל אלה, אל תשכחו את עניין החניה. מרבית האורחים שלכם יגיעו ברכב פרטי ויזדקקו למקום חניה. חפשו אולם אירועים עם מתחם חניה נוח ונגיש בקרבת האולם, כך שהאורחים שלכם יהנו מחוויה טובה עוד לפני כניסתם למקום האירוע. 

שירותים, טכנולוגיה מתקדמת ואוכל

אירוע מוצלח הוא כזה שכולל את כל השירותים והדברים שהאורחים שלכם צריכים כדי ליהנות ולהפיק ערך מהאירוע. לשם כך עליכם לוודא שאולם האירועים מספק את השירותים והאמצעים הדרושים לכם להפקת אירוע מושלם. מרבית האירועים העסקיים זקוקים לאמצעים טכנולוגיים כמו מערכות הגברה ותאורה מתקדמות, WIFI וחיבור לאינטרנט מהיר. ודאו שאולם האירועים שאתם מחפשים כולל את כל אלה ועוד ויאפשר לכם הפיק אירוע עסקי מוצלח. 

בנוסף, שימו לב לכל השירותים שהאולם מספק כגון חללים שונים, שירות מצוין של צוות האולם כמובן מזון ומשקאות מעולים. 

קייטרינג איכותי ובר משקאות מעולה ייצרו חוויה מצוינת עבור האורחים שלכם. בחרו אולם אירועים שמציע מנות ותפריטים קולינריים מגוונים, טעימים ומיוחדים. כאלה, שיעוררו את התאבון של האורחים שלכם ויגרמו להם ליהנות בכל ביס. בחרו בבר משקאות איכותי שמציע מגוון רחב של משקאות קלים ואלכוהולים ואל תחששו לשלב קוקטיילים, יינות מיוחדים ושלל משקאות שהקהל שלכם עשוי לאהוב. 

ייחודיות

בחירת מקום אירועים עבור אירוע עסקי אינה משימה קלה. הצרכים והרצונות של המשתתפים משתנים במהירות לאורך זמן וחברות רבות מחפשות דרכים להפוך אירועי חברה למרגשים ומהנים יותר.

טוויסט מודרני לחיזוק המורל וליצירת אירוע עסקי מיוחד ומרשים כולל מציאת אולמות אירועים מיוחדים. כדי ליצור אירוע מרשים ובלתי נשכח בקרב המשתתפים באירוע, העדיפו אולם אירועים ייחודי ומעניין. שימו לב לסטייל ולעיצוב של האולם, לאווירה שהוא יוצר ולפרטים הקטנים שהופכים אותו למיוחד ומסקרן. 

גם הסביבה בה אולם האירועים ממוקם יכולה ליצור אימפקט משמעותי על האורחים שלכם. במקום לבחור באולם אירועים ענק ושגרתי הממוקם באזור תעשייה, העדיפו אולם אירועים הממוקם באזור מעניין ויפייפה. 

אולם האירועים הלורנס, למשל, ממוקם ביפו הציורית והיפיפיה ומעניק חוויה מעולה ומלאה בסטייל עבור האורחים. 

הלורנס – המקום המושלם לאירועים עסקיים בלתי נשכחים

אם אתם מחפשים אולם לאירוע חברה, כזה שהאורחים שלכם לא ישכחו ושיעניק לכם ולהם חוויה מעולה, יש לנו הרגשה ש"הלורנס" הוא המקום האידיאלי עבורכם. 

המקום מעוצב בסטייל יפואי, ייחודי ומהמם ביופיו, המיקום מרכזי ומצוין – כזה שמאפשר הגעה נוחה ומהירה יחסית מכל חלקי הארץ, ומה עם האוכל? הוא מהווה חוויה קולינרית שאי אפשר לפספס. אנחנו מדברים על חוויה קולינרית יפואית מהשורה הראשונה.

על קולינריה המופלאה שלנו אמונים השף חיים סבג וצוות הבשלנים של קייטרינג "מעשייה", אחד הקייטרינגים המובילים והנחשבים בארץ. 

התפריט של הלורנס מאופיין בסגנון בסגנון לבנטיני ים תיכוני עם השפעות אירופאיות. הבישול נעשה בשלל אמצעים כמו תנורי אבן, גריל ומעשנות והאוכל מוגש בכלים שהוכנו בעבודת יד או לוקטו באהבה בספרד, פורטוגל וטורקיה.

גם בר המשקאות שלנו מעניק חווייה מהנה במיוחד עם מגוון רחב של משקאות מצוינים איכותיים, צוות מופלא ומקצועי שמרי את האווירה ויוצר קוקטיילים מעולים. 

האמצעים הטכנולוגיים בלורנס, תורמים גם הם ליצירת אירועים עסקיים מוצלחים במיוחד, ואי אפשר שלא לדבר על השירות המצוין שמאפשר לחברות ועסקים להפיק אירועים מושלמים בקלות ובהנאה. 

נשמע מעניין? היכנסו לקרוא יותר על האירועים שלנו. 

התכנון וההפקה של אירוע חברה מוצלח, הם אינם משימה פשוטה. בדרך כלל, מדובר בתהליך בין מספר חודשים, המורכב מכמה שלבים וממגוון שלבים ארגוניים. מהם המהלכים החשובים ביותר בתהליך? 

לעתים קרובות, אירועי חברה ואירועים עסקיים ניזמים במטרה לתקשר את אסטרטגיית החברה, לשנות התנהגות פנימית בחברה, להשיק מוצר או שירות, להניע, להכשיר או לתגמל עובדים, או להשפיע על ההתנהגות החיצונית של הלקוחות כלפי המותג.

במקרים רבים, הם מפגישים בין עובדי החברה, תומכים ביוזמות שיווק או בהגדלת טוו המכירות, מעודדים הישגי צוות או פשוט כמשמעו – מהווים פעילות משעשעת ומבדרת עבור העובדים, בכירים או זוטרים.

התכנון וההפקה של אירוע חברה מוצלח, הם אינם משימה פשוטה. בדרך כלל, מדובר בתהליך בין מספר חודשים, המורכב מכמה שלבים וממגוון שלבים ארגוניים.

השלב הקריטי ביותר: הבנת והגדרת תקציב האירוע

היקף התקציב עשוי להשפיע על כל היבט של הפקת האירוע. החל מבחירת המקום לאירוע חברה ומערכת ההגברה, ועד לאיכות הקייטרינג, רמת התוכנית האומנותית, האמצעים הטכנולוגיים ואנשי הצוות שיתפעלו את האירוע.

בשלב זה יש לבחון האם מאזן התקציב שלכם כולל הוצאות בלבד, או האם צפויות גם הכנסות דוגמת נותני חסות, פרסומות  או פורמטים אחרים של הכנסות חיצוניות?

האם כבר הפקתם אירוע בסדר גודל זהה ועם מאפיינים דומים? אם כן, השתמשו בתקציב הקודם כדי לקבוע את נתוני הפתיחה ואת הבסיס לתקציב הנוכחי, אך לצד זאת, קחו בחשבון משתנים כמו צרכים שהשתנו, עליית מחירים ועוד.

נתונים מתקציבי העבר יכולים להיות שימושיים כדי לקבל תמונה ברורה יותר של כמה ספקים מסוימים יגבו. השתמשו באלה כקנה מידה שיאפשר לכם להבטיח שלא יגבו מכם יותר, כאשר תפנו לספקים לקבלת הצעות מחיר ראשוניות.

עם זאת, כל תקציב אירוע זקוק לגמישות מובנית. הוצאות בלתי צפויות הן דבר שבשגרה, וגם עלויות הספקים משמשות כהערכה גסה, ולא כמחיר חקוק בסלע.

לחלק את התקציב לסעיפים

לאחר שסימתם עם פירוט העלויות של הספקים השונים, יש לערוך רשימה מקיפה של כל סעיפי התקציב הכלולים בהפקת האירוע, כולל עלות שכירת המקום, עלויות הגברה, תאורה ומקרנים, מזון ומשקאות, לינה ונסיעות, עלויות כוח אדם, הוצאות על  שיווק ופרסום, ועלויות שירותים שונים להם תזדקקו.

לצורך תכנון תקציב גדול או מורכב יותר, מומלץ להשתמש בממשק ייעודי לניהול אירועים ארגוניים, הכולל כלים ייעודיים לניהול תקציב אירועים. הדבר יבטיח איסוף מדויק של נתוני התקציב , יסייע לעקוב בקלות אחר הוצאות, להפיק דוחות תקציביים ולשקף גם את החזר ההוצאות של האירוע.

להבין לעומק – מהי מטרת האירוע?

התשובה לשאלה הזו, היא למעשה סוג של דרך ללכת מהסוף להתחלה, ולקבל הבנה עמוקה של התוצרים שאלו ששכרו את שירותיכם מקווים להשיג בסופו של דבר. באופן זה, תוכלו לתכנן את האירוע בצורה יעילה יותר, ואף לתקשר את הרעיונות שלכם בשפה שהלקוחות שלכם יבינו.

לאחר שהבנתם אם מטרת האירוע היא, למשל, לעורר מודעות למותג מסוים, לתקשר אסטרטגיה עסקית, לתגמל ולהניע, או להשיק מוצר או שירות חדש, תוכלו להציב יעדים, לוגם להגדיר את המדדים הנכונים כדי לעקוב אחר התוצאות. פרמטר זה יסייע גם להחליט מי יהיו המשתתפים באירוע, ואף להבין מהן הציפיות שלהם.

כאשר  מגדירים היטב יעדים לאירוע, התכנון, הקידום והעמידה בתקציב – הופכים להרבה יותר קלים.

בחירת המקום המתאים – המפתח להצלחת האירוע

כעת, פניכם אל אחד הצעדים הקריטיים והחשובים ביותר בתהליך ההפקה – איתור המקום המושלם לקיום האירוע. 

 גם עבור תהליך זה, הגדרה מדויקת ומפורטת של מטרות האירוע, עשויות לקדם אתכם מאוד לכיוון הנכון.  אולמות לאירועים עסקיים עשויים להיות שונים למשל ממקום שנועד למסיבות בלבד, כמו אולם חתונות. אף על פי שמקומות מסוימים, באדפטציה שונה, יכולים להתאים לכמה סוגי אירועים. 

כאמור, הגדרת היעדים תעזור כאן מאוד. אם, לדוגמא, הלקוחות שלכם מעוניינים להשאיר רושם מתמשך על לקוחות חשובים או פוטנציאליים, המקום יצטרך למלא את תפקידו ולספק גורם ״וואו״ בלתי נשכח.

גורמים נוספים שישפיעו על בחירת המקום כוללים כמובן את התקציב, הקיבולת, המיקום, הזמינות ופרמטרים שונים של לוגיסטיקה. הבנה ברורה של דרישות הלקוח ויעדי האירוע, תאפשר לכם לרכז מספק אופציות של מקומות פוטנציאליים, לשלוח בקשות להצעות מחיר ולהגיע לביקורים במקום, רצוי במהלך אירוע אחר.

מקומות מסוימים מציעים תמחור עונתי, כך שעלות ההשכרה עשויה להיות נמוכה יותר בתקופות מסוימות של השנה. יש לבדוק מהן העלויות עבור המקום שבחרתם בתאריך הרצוי. במידה ויש לכם גמישות מסוימת עם המועדים לאירוע, ייתכן שתוכלו להשיג מחיר טוב יותר במקום המועדף עליכם.

במידה והאירוע שלכם קצר מועד, הדבר יכול להפוך דווקא ליתרון. לעתים קרובות ניתן להשיג מחירים משתלמים באולמות אירועים, ״בדקה התשעים״. אם אתם מתכננים אירוע במועד רחוק יותר, שווה לתת צ׳אנס דווקא למקומות שבדיוק עוברים שיפוץ או כאלה שטרם נפתחו, ונמצאים בתהליך הקמה.

לסיכום, חשוב לזכור שאתם פועלים בשוק תחרותי מאוד, כלומר, הלקוחות שלכם, ובמיוחד אם מדובר בחברות הייטק מצליחות, פועלות בתחום תחרותי שמציב את העובדים בראש סדר העדיפויות, וניתן לומר שהמעסיקים מנהלים מלחמה של ממש כדי לגייס ולשמר את העובדים שלהם. לכן, כשמדובר בהפקת אירוע חברה המיועד לעובדי החברה, צריך לסגור את כל הפינות באופן מקצועי שלא ישאיר מקום לטעויות ולתקלות, לצד התוספת של האלמנט החמקמק הזה, ה״אקס פקטור״ שיהפוך את האירוע לייחודי, מקורי, מדהים ומרשים. כזה שלא יפסיקו לדבר עליו גם חודשים ארוכים לאחר סיומו. זו יכולה להיות הופעה אטרקטיבית במיוחד, עיצוב יוצא דופן, אוכל שווה ברמה גבוהה, די.ג׳יי מבוקש ועוד אטרקציות שישאירו את המשתתפים פעורי פה.